Aufbewahrungsfristen für Formular-Einsendungen
Die DSGVO legt für Formular-Einsendungen keine feste Aufbewahrungsfrist fest: Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufzubewahren. Die Frist wählen und begründen Sie deshalb selbst. Formward löscht Einsendungen und ihre Dateien automatisch nach der Frist, die Sie pro Formular festlegen. Formulare im Free-Tarif löschen immer nach 30 Tagen.
Ein praktischer Leitfaden, keine Rechtsberatung. Für eine Entscheidung über Ihre eigene Verarbeitung wenden Sie sich an Ihren Datenschutzbeauftragten oder an einen Anwalt.
Der Grundsatz der Speicherbegrenzung
Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e der DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten in einer Form, die Personen identifiziert, nur so lange gespeichert werden, wie der Zweck es erfordert. Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a verpflichtet Sie, Personen bei der Erhebung ihrer Daten mitzuteilen, wie lange Sie sie speichern oder nach welchen Kriterien Sie das entscheiden. Artikel 17 Absatz 1 Buchstabe a ergänzt, dass eine Person die Löschung verlangen kann, sobald die Daten nicht mehr benötigt werden.
Praktisch bedeutet das für jedes Formular drei Dinge: eine Frist, die Sie erklären können, eine Datenschutzerklärung, die diese Frist nennt, und einen Mechanismus, der die Daten tatsächlich löscht, wenn die Frist abläuft.
So wählen Sie eine Frist
Gehen Sie vom Zweck des Formulars aus und fragen Sie sich, wie lange nach der letzten sinnvollen Handlung Sie die Einsendung noch brauchen könnten. Einige Ausgangspunkte, die Sie an Ihre Situation anpassen sollten:
| Formular | Fragen, die Sie sich stellen sollten |
|---|---|
| Kontakt- oder Support-Anfrage | Wie lange nach einer Antwort kommen noch Rückfragen? Oft reichen einige Monate. Wird aus der Anfrage eine Kundenbeziehung, wandern die Daten in Ihr CRM oder Ihre Buchhaltung, und dort gelten deren Fristen. |
| Bewerbung | Wie lange nach der Entscheidung könnte ein Bewerber sie nach nationalem Arbeitsrecht anfechten? Lebensläufe für künftige Stellen aufzubewahren ist ein eigener Zweck und erfordert in der Regel eine Einwilligung. |
| Veranstaltungsanmeldung | Brauchen Sie die Liste nach der Veranstaltung, etwa für eine Nachbereitung oder eine Teilnahmebescheinigung? Angaben zu Ernährung und Barrierefreiheit müssen selten über die Veranstaltung hinaus bestehen. |
| Angebots- oder Bestellanfrage | Führt sie zu einem Verkauf, können Buchhaltungsvorschriften verlangen, die daraus entstehenden Belege jahrelang aufzubewahren, dann aber in Ihrem Buchhaltungssystem und nicht im Posteingang des Formulars. |
| Feedback oder Umfrage | Müssen Sie wissen, wer geantwortet hat, oder nur, was geantwortet wurde? Wenn nur die Antworten zählen, exportieren Sie die Zahlen und löschen Sie die Einsendungen. |
Was Sie auch wählen, halten Sie es in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und in Ihrer Datenschutzerklärung fest, und nutzen Sie die kürzeste Frist, die Sie vertreten können.
Was Formward tut
- Aufbewahrung pro Formular. Jedes Formular hat in seinen Datenschutzeinstellungen eine Einstellung zur Aufbewahrung. In kostenpflichtigen Tarifen wählen Sie 7, 30, 90, 180 oder 365 Tage oder behalten Einsendungen, bis Sie sie löschen. Das Dashboard markiert Formulare ohne Begrenzung.
- Free-Tarif: 30 Tage, fest. Formulare im Free-Tarif löschen Einsendungen nach 30 Tagen. Die Einstellung lässt sich nicht deaktivieren, und bei einem kostenpflichtigen Konto, das in den Free-Tarif zurückwechselt, werden längere Einstellungen auf 30 Tage gekürzt.
- Automatische, endgültige Löschung. Ein nächtlicher Job löscht jede Einsendung, die älter ist als die Frist ihres Formulars, zusammen mit den angehängten Dateien und den Zustellprotokollen der Webhooks. Eine Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Gilt für gespeicherte Daten. Eine Verkürzung der Frist betrifft auch bereits gespeicherte Einsendungen, sodass der nächste Durchlauf alles entfernt, was älter ist als die neue Grenze.
- Backups. Verschlüsselte Backups werden auf dem Server in einem 14-Tage-Zyklus rotiert, und die Kopie auf einem zweiten Server in Schweden wird 30 Tage aufbewahrt, wie auf der Sicherheitsseite beschrieben.
IP-Hashes
Formward schreibt die rohe IP-Adresse einer absendenden Person niemals auf die Festplatte. Gespeichert wird ein schlüsselbasierter Hash (HMAC-SHA-256 mit einem geheimen Salt auf dem Server), der für Ratenbegrenzung und Missbrauchserkennung dient. Standardmäßig besteht der Hash so lange wie die Einsendung. Im Datenschutzcenter des Dashboards können Sie ihn stattdessen entfernen, sobald eine Einsendung 24 Stunden alt ist. Ab diesem Zeitpunkt lassen sich Einsendungen aus derselben Verbindung nicht mehr einander zuordnen. Anonyme gehostete Formulare speichern diese Verbindung gar nicht.
Kopien außerhalb von Formward
Eine Aufbewahrungseinstellung erreicht nur die Daten, die Formward speichert. Prüfen Sie die anderen Orte, an denen eine Einsendung landet: das Benachrichtigungspostfach, eine Tabellensynchronisierung, Webhook-Ziele und exportierte CSV-Dateien auf einem Laptop. Ist das Benachrichtigungspostfach das Problem, verschickt der Nur-Link-Modus von Formward Benachrichtigungen ohne Inhalt der Einsendung, sodass im Postfach nichts zu löschen ist. Für die Daten einer einzelnen Person löscht die DSAR-Konsole sie vorzeitig. Die Vorlage für Kontaktanfragen hält die Feldliste kurz, sodass von vornherein weniger aufbewahrt werden muss.
Fragen
- Schreibt die DSGVO vor, wie lange ich Formular-Einsendungen aufbewahren darf?
- Nein. Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e schreibt vor, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden dürfen, als es der Zweck erfordert, und Artikel 13 verlangt, dass Sie Personen die Dauer oder die Kriterien dafür mitteilen. Die konkrete Frist legen Sie selbst fest und müssen sie begründen können. Andere Gesetze, etwa Buchhaltungs- oder arbeitsrechtliche Vorschriften in Ihrem Land, können für bestimmte Unterlagen eine Mindestdauer vorschreiben.
- Was passiert im Free-Tarif von Formward?
- Formulare im Free-Tarif löschen Einsendungen nach 30 Tagen, und diese Einstellung lässt sich weder ändern noch deaktivieren. Wechselt ein kostenpflichtiges Konto zurück in den Free-Tarif, werden längere Einstellungen beim nächsten nächtlichen Durchlauf auf 30 Tage gekürzt.
- Sind gelöschte Einsendungen auch aus Backups verschwunden?
- Nicht sofort. Verschlüsselte Backups von Formward werden auf dem Server in einem 14-Tage-Zyklus rotiert, und die nächtliche verschlüsselte Kopie auf einem zweiten Server in Schweden wird 30 Tage aufbewahrt. Eine gelöschte Einsendung kann deshalb bis zu 30 Tage in einem Backup verbleiben, bis dieses Backup ersetzt wird.
- Löscht die Aufbewahrungseinstellung meine Benachrichtigungs-E-Mails?
- Nein. Die Aufbewahrung gilt für das, was Formward speichert. Kopien, die bereits abgeflossen sind, etwa Benachrichtigungs-E-Mails in Ihrem Postfach, in eine Tabelle synchronisierte Zeilen oder per Webhook an ein CRM übermittelte Datensätze, richten sich nach der Aufbewahrung dieser Werkzeuge.
Eine Aufbewahrungsfrist einmal pro Formular festlegen
Formulare im Free-Tarif löschen nach 30 Tagen. Kostenpflichtige Tarife legen eine Frist pro Formular fest oder behalten Einsendungen, bis Sie sie löschen.