Okresy przechowywania zgłoszeń formularza
RODO nie określa stałego okresu przechowywania zgłoszeń z formularzy. Artykuł 5 ust. 1 lit. e) wymaga, by dane osobowe były przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne, więc to Ty wybierasz okres i uzasadniasz go. Formward automatycznie usuwa zgłoszenia i ich pliki po okresie ustawionym dla każdego formularza, a formularze w planie Free zawsze są usuwane po 30 dniach.
Praktyczny przewodnik, a nie porada prawna. W sprawie decyzji dotyczącej Twojego przetwarzania danych skontaktuj się z inspektorem ochrony danych lub prawnikiem.
Zasada ograniczenia przechowywania
Artykuł 5 ust. 1 lit. e) RODO wymaga, by dane osobowe, które pozwalają zidentyfikować osoby, były przechowywane nie dłużej, niż wymaga tego cel. Artykuł 13 ust. 2 lit. a) nakazuje poinformować osoby, w chwili zbierania ich danych, jak długo je przechowasz lub jak ustalasz ten okres. Artykuł 17 ust. 1 lit. a) dodaje, że osoba może zażądać usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne.
W praktyce oznacza to trzy rzeczy dla każdego formularza: okres, który potrafisz wyjaśnić, klauzulę informacyjną, która go podaje, oraz mechanizm, który faktycznie usuwa dane po upływie tego okresu.
Jak wybrać okres przechowywania
Zacznij od celu formularza i zastanów się, jak długo po ostatniej przydatnej czynności może być jeszcze potrzebne zgłoszenie. Oto kilka punktów wyjścia do dostosowania do własnej sytuacji:
| Formularz | Pytania do zadania |
|---|---|
| Zapytanie kontaktowe lub do wsparcia | Jak długo po odpowiedzi nadal przychodzą pytania uzupełniające? Często wystarczą kilka miesięcy. Jeśli zapytanie prowadzi do relacji z klientem, dane przechodzą do Twojego CRM lub systemu kont i obowiązują tam ich okresy. |
| Aplikacja o pracę | Jak długo po decyzji kandydat mógłby ją zakwestionować zgodnie z krajowym prawem pracy? Przechowywanie CV na potrzeby przyszłych ofert to odrębny cel, który zazwyczaj wymaga zgody. |
| Rejestracja na wydarzenie | Czy potrzebujesz listy po wydarzeniu, na przykład do kontaktu po nim lub do wydania certyfikatów? Informacje o diecie i potrzebach dostępności rzadko muszą przetrwać wydarzenie. |
| Zapytanie o ofertę lub zamówienie | Jeśli zapytanie prowadzi do sprzedaży, przepisy o księgowości mogą wymagać przechowywania powstałych dokumentów przez lata, ale w Twoim systemie księgowym, a nie w skrzynce formularza. |
| Opinia lub ankieta | Czy musisz wiedzieć, kto odpowiedział, czy tylko jakie były odpowiedzi? Jeśli tylko odpowiedzi, wyeksportuj wyniki i usuń zgłoszenia. |
Cokolwiek wybierzesz, zapisz to w rejestrze czynności przetwarzania i w klauzuli informacyjnej, i stosuj najkrótszy okres, jaki potrafisz obronić.
Co robi Formward
- Okres przechowywania dla formularza. Każdy formularz ma ustawienie okresu przechowywania danych w swoich ustawieniach prywatności. W planach płatnych wybierasz 7, 30, 90, 180 lub 365 dni albo przechowujesz zgłoszenia, dopóki ich nie usuniesz. Panel oznacza formularze bez limitu.
- Plan Free: 30 dni, stała wartość. Formularze w planie Free usuwają zgłoszenia po 30 dniach. Tego ustawienia nie da się wyłączyć, a konto płatne, które przechodzi na plan Free, ma dłuższe okresy skracane do 30 dni.
- Automatyczne, trwałe usuwanie. Zadanie uruchamiane co noc usuwa każde zgłoszenie starsze niż okres jego formularza wraz z załączonymi plikami i rekordami dostarczenia webhooków. Usunięcia nie da się cofnąć.
- Dotyczy zapisanych danych. Skrócenie okresu obejmuje także zgłoszenia, które są już zapisane, więc przy kolejnym uruchomieniu zostanie usunięte wszystko starsze niż nowy limit.
- Kopie zapasowe. Zaszyfrowane kopie zapasowe są nadpisywane w cyklu 14 dni na serwerze, a kopia na drugim serwerze w Szwecji jest przechowywana przez 30 dni, zgodnie z opisem na stronie o bezpieczeństwie.
Skróty IP (hashe)
Formward nigdy nie zapisuje surowego adresu IP nadawcy na dysku. Przechowuje klucz skrótu (HMAC-SHA-256 z tajną solą po stronie serwera), który służy do ograniczania liczby zapytań i wykrywania nadużyć. Domyślnie skrót istnieje tak długo, jak zgłoszenie. W centrum prywatności panelu możesz zamiast tego usunąć go, gdy zgłoszenie ma 24 godziny, co po tym czasie przerywa powiązanie zgłoszeń z tego samego połączenia. Anonimowe formularze hostowane nie zachowują tego powiązania wcale.
Kopie poza Formward
Ustawienie retencji obejmuje tylko dane przechowywane przez Formward. Sprawdź pozostałe miejsca, w których trafia zgłoszenie: skrzynkę z powiadomieniami, synchronizację z arkuszem kalkulacyjnym, cele webhooków, wyeksportowane pliki CSV na laptopie. Jeśli problemem jest skrzynka z powiadomieniami, tryb tylko z linkiem w Formward wysyła powiadomienia bez treści zgłoszenia, więc w skrzynce nie ma nic do usunięcia. Dane jednej osoby możesz usunąć przed terminem w konsoli DSAR. Szablon formularza kontaktowego utrzymuje krótką listę pól, a to oznacza mniej danych do przechowywania od samego początku.
Pytania
- Czy RODO określa, jak długo mogę przechowywać zgłoszenia formularza?
- Nie. Art. 5 ust. 1 lit. e stanowi, że dane osobowe mogą być przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne do celu, a art. 13 wymaga poinformowania osób o okresie lub kryteriach jego ustalenia. Sam okres ustalasz i uzasadniasz Ty. Inne przepisy, na przykład dotyczące księgowości lub zatrudnienia w Twoim kraju, mogą wymagać minimalnego okresu dla niektórych rejestrów.
- Co dzieje się w planie Free w Formward?
- Formularze w planie Free usuwają zgłoszenia po 30 dniach, a tego ustawienia nie można zmienić ani wyłączyć. Jeśli płatne konto wraca do planu Free, dłuższe okresy zostaną skrócone do 30 dni podczas najbliższego nocnego uruchomienia.
- Czy usunięte zgłoszenia znikają również z kopii zapasowych?
- Nie od razu. Zaszyfrowane kopie zapasowe Formward rotują w cyklu 14-dniowym na serwerze, a nocna zaszyfrowana kopia na drugim serwerze w Szwecji jest przechowywana przez 30 dni. Usunięte zgłoszenie może więc pozostać w kopii zapasowej nawet przez 30 dni, do czasu jej zastąpienia.
- Czy ustawienie retencji usuwa moje e-maile z powiadomieniami?
- Nie. Retencja dotyczy tego, co przechowuje Formward. Kopie, które już wyszły poza system, takie jak e-maile z powiadomieniami w Twojej skrzynce, wiersze zsynchronizowane z arkuszem kalkulacyjnym czy rekordy przesłane do CRM przez webhook, podlegają retencji tych narzędzi.
Ustaw okres retencji raz, dla każdego formularza
Formularze w planie Free usuwają dane po 30 dniach. Płatne plany pozwalają wybrać okres dla każdego formularza albo zachować zgłoszenia, aż sam je usuniesz.