Lagringstider för formulärinskick
GDPR anger ingen fast lagringstid för formulärinskick. Artikel 5.1 e kräver att personuppgifter inte sparas längre än nödvändigt, så tiden väljer och motiverar du själv. Formward raderar inskick och deras filer automatiskt efter den tid du anger per formulär, och gratisformulär raderar alltid efter 30 dagar.
En praktisk guide, inte juridisk rådgivning. Vid beslut om din egen behandling av personuppgifter, kontakta ditt dataskyddsombud eller en jurist.
Principen om lagringsbegränsning
Artikel 5.1 e i GDPR kräver att personuppgifter inte lagras i en form som identifierar personer längre än ändamålet kräver. Artikel 13.2 a kräver att du när du samlar in uppgifterna informerar personerna om hur länge du sparar dem eller hur du bestämmer det. Artikel 17.1 a innebär dessutom att en person kan begära radering när uppgifterna inte längre behövs.
I praktiken innebär det tre saker för varje formulär: en tid du kan förklara, ett integritetsmeddelande som anger den, och en mekanism som faktiskt raderar uppgifterna när tiden löpt ut.
Så väljer du en tid
Utgå från formulärets syfte och fråga dig hur länge efter den senaste användbara åtgärden du fortfarande kan behöva inskicket. Några utgångspunkter att anpassa efter din egen situation:
| Formulär | Frågor att ställa |
|---|---|
| Kontakt- eller supportförfrågan | Hur länge efter ett svar kommer uppföljningsfrågor fortfarande in? Några månader räcker ofta; om förfrågan blir en kundrelation flyttas uppgifterna till ditt CRM eller dina kundkonton, och deras tider gäller där. |
| Jobbansökan | Hur lång tid efter beslutet kan en kandidat överklaga det enligt din nationella arbetsrätt? Att spara CV:n för framtida tjänster är ett eget syfte och kräver oftast samtycke. |
| Evenemangsanmälan | Behöver du listan efter evenemanget, till exempel för uppföljning eller ett intyg? Uppgifter om kost och tillgänglighet behöver sällan finnas kvar efter evenemanget. |
| Offert- eller beställningsförfrågan | Leder den till en försäljning kan bokföringsregler kräva att de resulterande posterna sparas i flera år, men i ditt bokföringssystem snarare än i formulärinkorgen. |
| Feedback eller enkät | Behöver du veta vem som svarade, eller bara vad som svarades? Om bara svaren, exportera siffrorna och radera inskicken. |
Oavsett vad du väljer, skriv ner det i din behandlingsförteckning och ditt integritetsmeddelande, och använd kortast möjliga tid som du kan försvara.
Vad Formward gör
- Lagringstid per formulär. Varje formulär har en inställning för lagringstid under integritetsinställningarna. På betalpaket väljer du 7, 30, 90, 180 eller 365 dagar, eller behåller inskick tills du raderar dem, och kontrollpanelen flaggar formulär utan gräns.
- Gratispaket: 30 dagar, fast. Gratisformulär raderar inskick efter 30 dagar. Inställningen kan inte stängas av, och när ett betalkonto går tillbaka till Free sänks längre inställningar till 30 dagar.
- Automatisk, permanent radering. Ett nattligt jobb raderar varje inskick som är äldre än formulärets lagringstid, tillsammans med bifogade filer och poster för webhook-leveranser. Raderingen går inte att ångra.
- Gäller lagrade uppgifter. Om du kortar tiden gäller det även inskick som redan är sparade, så nästa körning tar bort allt som är äldre än den nya gränsen.
- Säkerhetskopior. Krypterade säkerhetskopior roteras i en 14-dagarscykel på servern, och kopian på en andra server i Sverige sparas i 30 dagar, så som beskrivs på säkerhetssidan.
IP-hashar
Formward skriver aldrig en avsändares råa IP-adress till disk. Formward lagrar en nyckelbaserad hash (HMAC-SHA-256 med ett hemligt salt på serversidan), som används för hastighetsbegränsning och upptäckt av missbruk. Som standard sparas hashen lika länge som inskicket. I integritetscentret i kontrollpanelen kan du i stället ta bort den när ett inskick är 24 timmar gammalt, vilket bryter kopplingen mellan inskick från samma anslutning efter den tidpunkten. Anonyma hostade formulär behåller inte den kopplingen alls.
Kopior utanför Formward
En lagringsinställning når bara data som Formward har. Gå igenom de andra platser där ett inskick hamnar: notisinkorgen, en synkning till ett kalkylblad, webhook-mål och exporterade CSV-filer på en dator. Om notisinkorgen är problemet skickar Formwards länkbaserade läge notiser utan något innehåll från inskicket, så inkorgen har inget att radera. För en persons uppgifter raderar DSAR-konsolen dem i förtid. Mallen kontakta oss håller fältlistan kort, vilket ger mindre att spara från början.
Frågor
- Anger GDPR hur länge jag får spara formulärinskick?
- Nej. Artikel 5.1 e säger att personuppgifter inte får sparas längre än nödvändigt för ändamålet, och artikel 13 kräver att du informerar personerna om lagringstiden eller kriterierna för den. Siffran bestämmer och motiverar du själv. Andra lagar, till exempel bokförings- eller anställningsregler i ditt land, kan kräva en minsta lagringstid för vissa uppgifter.
- Vad händer i Formwards gratisplan?
- Gratisformulär raderar inskick efter 30 dagar, och inställningen kan varken ändras eller stängas av. Om ett betalkonto går tillbaka till Free sänks längre inställningar till 30 dagar vid nästa nattliga körning.
- Är raderade inskick borta från säkerhetskopiorna också?
- Inte omedelbart. Formwards krypterade säkerhetskopior roteras i en 14-dagarscykel på servern, och den krypterade nattliga kopian på en andra server i Sverige sparas i 30 dagar. Ett raderat inskick kan därför finnas kvar i en säkerhetskopia i upp till 30 dagar, tills den kopian ersätts.
- Raderar lagringsinställningen mina notismejl?
- Nej. Lagringsinställningen gäller det Formward sparar. Kopior som redan lämnat systemet, till exempel notisutskick i din inkorg, rader som synkas till ett kalkylblad eller poster som skickas till ett CRM via webhook, följer lagringsreglerna i de verktygen.
Ställ in lagringstid en gång per formulär
Gratisformulär raderar efter 30 dagar. På betalpaket väljer du tid per formulär, eller så behåller du inskick tills du raderar dem.