Periodi di conservazione per gli invii dei moduli
Il GDPR non fissa un periodo di conservazione predefinito per gli invii dei moduli: l'articolo 5(1)(e) impone di conservare i dati personali non oltre il necessario, quindi il periodo lo scegli tu e devi giustificarlo. Formward elimina automaticamente gli invii e i relativi file alla scadenza del periodo che imposti per ciascun modulo, mentre i moduli del piano Free vengono sempre eliminati dopo 30 giorni.
Una guida pratica, non una consulenza legale. Per una decisione sui tuoi trattamenti, consulta il tuo responsabile della protezione dei dati o un avvocato.
Il principio di limitazione della conservazione
L'articolo 5(1)(e) del GDPR impone che i dati personali siano conservati in una forma che consenta di identificare le persone per non più tempo di quanto necessario allo scopo. L'articolo 13(2)(a) ti chiede di indicare alle persone, al momento della raccolta, per quanto tempo conserverai i dati o come ne stabilisci la durata. L'articolo 17(1)(a) aggiunge che una persona può chiedere la cancellazione quando i dati non sono più necessari.
Nella pratica significa tre cose per ogni modulo: un periodo che tu sappia spiegare, un'informativa sulla privacy che lo indichi e un meccanismo che elimini davvero i dati alla scadenza del periodo.
Come scegliere un periodo
Parti dalla finalità del modulo e chiediti per quanto tempo dopo l'ultima azione utile potresti ancora aver bisogno dell'invio. Alcuni punti di partenza da adattare alla tua situazione:
| Modulo | Domande da porsi |
|---|---|
| Richiesta di contatto o assistenza | Per quanto tempo dopo una risposta possono arrivare ancora domande di approfondimento? Spesso bastano alcuni mesi; se la richiesta diventa un rapporto con il cliente, i dati passano nel tuo CRM o nella contabilità e lì si applicano i rispettivi periodi. |
| Candidatura di lavoro | Per quanto tempo dopo la decisione un candidato potrebbe contestarla in base al diritto del lavoro nazionale? Conservare i CV per future posizioni è una finalità diversa e di solito richiede il consenso. |
| Iscrizione a un evento | Ti serve l'elenco dopo l'evento, ad esempio per un follow-up o un attestato? I dati su alimentazione e accessibilità raramente devono sopravvivere all'evento. |
| Richiesta di preventivo o ordine | Se porta a una vendita, le norme contabili possono richiedere di conservare i documenti risultanti per anni, ma nel tuo sistema di contabilità e non nella casella dei moduli. |
| Feedback o sondaggio | Ti serve sapere chi ha risposto o solo cosa è stato risposto? Se ti servono solo le risposte, esporta i risultati ed elimina gli invii. |
Qualunque cosa tu scelga, annotala nel registro dei trattamenti e nell'informativa sulla privacy, e usa il periodo più breve che sei in grado di giustificare.
Cosa fa Formward
- Conservazione per modulo. Ogni modulo ha un'impostazione di conservazione dei dati nelle sue impostazioni sulla privacy. Nei piani a pagamento puoi scegliere 7, 30, 90, 180 o 365 giorni, oppure conservare gli invii finché non li elimini, e la dashboard segnala i moduli senza limiti.
- Piano Free: 30 giorni, fisso. I moduli Free eliminano gli invii dopo 30 giorni. Questa impostazione non può essere disattivata, e un account a pagamento che torna al piano Free vede le impostazioni più lunghe riportate a 30 giorni.
- Eliminazione automatica e definitiva. Un processo notturno elimina ogni invio più vecchio del periodo del relativo modulo, insieme ai file allegati e ai registri delle consegne dei webhook. L'eliminazione non può essere annullata.
- Si applica ai dati già conservati. Ridurre il periodo vale anche per gli invii già memorizzati, quindi alla successiva esecuzione verrà rimosso tutto ciò che supera il nuovo limite.
- Backup. I backup cifrati vengono ruotati con un ciclo di 14 giorni sul server, e la copia su un secondo server in Svezia viene conservata per 30 giorni, come descritto nella pagina sulla sicurezza.
Hash degli IP
Formward non scrive mai l'indirizzo IP grezzo di chi invia su disco. Memorizza un hash con chiave (HMAC-SHA-256 con un sale segreto lato server), usato per la limitazione delle richieste e il rilevamento degli abusi. Per impostazione predefinita l'hash resta finché esiste l'invio. Nel centro privacy della dashboard puoi invece rimuoverlo una volta che un invio ha compiuto 24 ore, il che elimina il collegamento tra gli invii provenienti dalla stessa connessione da quel momento in poi. I moduli anonimi ospitati non conservano affatto questo collegamento.
Copie al di fuori di Formward
Un'impostazione di conservazione raggiunge solo i dati che Formward custodisce. Verifica gli altri luoghi in cui finisce un invio: la casella delle notifiche, una sincronizzazione con un foglio di calcolo, i destinatari dei webhook, i file CSV esportati su un portatile. Se la casella delle notifiche è il problema, la modalità solo link di Formward invia notifiche senza alcun contenuto dell'invio, quindi la casella non contiene nulla da eliminare. Per i dati di una sola persona, la console DSAR li cancella in anticipo. Il modello di contatto mantiene breve l'elenco dei campi, il che lascia meno dati da conservare fin dall'inizio.
Domande
- Il GDPR stabilisce per quanto tempo posso conservare gli invii dei moduli?
- No. L'Articolo 5(1)(e) stabilisce che i dati personali devono essere conservati non oltre il necessario per la finalità, e l'Articolo 13 ti chiede di comunicare alle persone il periodo o i criteri per determinarlo. Il numero in sé spetta a te stabilirlo e giustificarlo. Altre leggi, come quelle contabili o sul lavoro nel tuo paese, possono imporre un minimo per alcuni registri.
- Cosa succede con il piano Free di Formward?
- Nei moduli Free gli invii vengono eliminati dopo 30 giorni, e questa impostazione non può essere modificata né disattivata. Se un account a pagamento torna al piano Free, le impostazioni più lunghe vengono riportate a 30 giorni alla successiva esecuzione notturna.
- Gli invii eliminati spariscono anche dai backup?
- Non subito. I backup cifrati di Formward ruotano su un ciclo di 14 giorni sul server, e la copia cifrata notturna su un secondo server in Svezia viene conservata per 30 giorni; quindi un invio eliminato può restare in un backup per un massimo di 30 giorni, finché quel backup non viene sostituito.
- L'impostazione di conservazione elimina anche le mie email di notifica?
- No. La conservazione si applica a ciò che Formward archivia. Le copie già uscite, come le email di notifica nella tua casella, le righe sincronizzate in un foglio di calcolo o i record inviati a un CRM tramite webhook, seguono la conservazione di quegli strumenti.
Imposta un periodo di conservazione una volta, per modulo
I moduli Free eliminano gli invii dopo 30 giorni. Con i piani a pagamento scegli un periodo per modulo oppure conservi gli invii finché non li elimini tu.