Rispondi alle richieste di accesso e cancellazione in tutti i tuoi moduli

Il capitolo III del GDPR concede alle persone che compilano i tuoi moduli una serie di diritti. I due che vedrai più spesso:

• Accesso (articolo 15). Conferma che tu detenga i loro dati, una copia degli stessi e informazioni come le finalità, i destinatari e per quanto tempo li conservi.
• Cancellazione (articolo 17). Eliminazione quando, tra gli altri motivi, i dati non sono più necessari, il consenso è revocato, oppure la persona si oppone e non c'è un motivo prevalente per conservarli. L'articolo 17, paragrafo 3, elenca le eccezioni, come i dati che devi conservare per adempiere a un obbligo di legge.

Le persone possono anche chiedere la rettifica (articolo 16) o la limitazione (articolo 18), ottenere una copia portabile dei dati che hanno fornito quando il trattamento si basa sul consenso o su un contratto (articolo 20), e opporsi al trattamento basato su interessi legittimi (articolo 21), che puoi allora proseguire solo per motivi legittimi cogenti.

L'articolo 12, paragrafo 3, fissa i tempi: rispondi senza ingiustificato ritardo e entro un mese dalla ricezione, prorogabile di altri due mesi per richieste complesse o numerose se informi la persona entro il primo mese. La risposta è di norma gratuita (articolo 12, paragrafo 5).

Se hai dubbi ragionevoli su chi stia chiedendo, puoi chiedere informazioni per confermarne l'identità (articolo 12, paragrafo 6). Per i dati dei moduli una verifica proporzionata è spesso una risposta dall'indirizzo email che compare negli invii. Evita di chiedere più dati, come una scansione di un documento, di quanto la richiesta giustifichi. Le Linee guida 01/2022 sul diritto di accesso del Comitato europeo per la protezione dei dati trattano in dettaglio le verifiche d'identità e la portata di una copia.

Sei tu il titolare del trattamento, quindi la richiesta spetta a te. Formward è il tuo responsabile del trattamento e, ai sensi dell'articolo 28, paragrafo 3, lettera e), e della sezione 8 del DPA, ti assiste mettendo a disposizione strumenti invece di rispondere al tuo posto. Una richiesta che arriva direttamente a Formward viene inoltrata a te.

La console DSAR si trova nella dashboard, alla voce Richieste degli interessati, disponibile dal piano Personal. Lavora con gli indirizzi email.

1. Ricerca. Inserisci l'indirizzo email della persona. La console analizza tutti i moduli dei workspace di cui fai parte e trova gli invii in cui l'indirizzo compare in qualsiasi punto del contenuto, inclusi i campi di testo libero e le versioni precedenti delle risposte modificate. I risultati sono raggruppati per modulo, con data, anteprima e nomi dei file allegati. Sono elencate anche le verifiche dei destinatari delle notifiche e le accettazioni del DPA legate a quell'indirizzo.
2. Esporta. Scarica il risultato in formato JSON. Elenca ogni invio corrispondente con il suo modulo, la data e un'anteprima del contenuto. Per invii lunghi o file allegati, apri l'invio nella dashboard per fornire all'interessato una copia completa.
3. Cancella. Dopo una conferma, Formward elimina ogni invio corrispondente in tutti i tuoi moduli, insieme ai file allegati, allo storico delle risposte e ai registri di consegna dei webhook, oltre alle verifiche dei destinatari corrispondenti. Ricevi un certificato di cancellazione in formato JSON: un hash dell'indirizzo email, il numero di record cancellati, i moduli interessati e l'orario.
4. Cronologia. Ogni ricerca e cancellazione viene registrata nella cronologia delle richieste, e le cancellazioni anche nel registro di audit dello spazio di lavoro. La persona viene identificata lì tramite un hash unidirezionale, mai tramite il suo indirizzo email.

Prima di cancellare, controlla una cosa: la ricerca confronta l'indirizzo come testo, quindi anna@example.com corrisponde anche a joanna@example.com. Leggi prima i risultati per modulo. E se un modulo non ha mai richiesto un indirizzo email, cerca invece negli invii il nome o il numero di telefono.

1. Annota la data in cui è arrivata la richiesta: da quel momento parte il mese.
2. Verifica l'identità in modo proporzionato, di solito rispondendo all'indirizzo registrato.
3. Cerca nella console DSAR, poi nei luoghi che non può vedere: caselle di notifica, fogli di calcolo, CRM alimentati da webhook, file esportati.
4. Per l'accesso, invia la copia insieme alle informazioni dell'articolo 15: finalità, destinatari, periodo di conservazione e gli altri diritti della persona.
5. Per la cancellazione, verifica se si applica un'eccezione dell'articolo 17(3), cancella e conserva il certificato.
6. Rispondi entro il mese, oppure spiega entro il mese la proroga.

Un periodo di conservazione breve rende ognuno di questi passaggi più semplice. Il modello di contatto e la guida al modulo di contatto raccolgono entrambi un indirizzo email, che è ciò su cui la console effettua la ricerca.