Checkbox per il consenso che reggono come prova

L'articolo 6(1) del GDPR elenca sei basi giuridiche, e il consenso è solo una di esse. Quale sia quella giusta dipende da cosa fai con i dati, non dal modulo in sé.

• Rispondere a una richiesta di informazioni. La persona ti ha fatto una domanda e si aspetta una risposta. Di solito questo rientra nell'articolo 6(1)(b), misure precontrattuali adottate su richiesta della persona, oppure nell'articolo 6(1)(f), legittimo interesse. Una casella di consenso aggiunge poco in questo caso e ha un costo: il consenso può essere revocato in qualsiasi momento (articolo 7(3)), e dopo la revoca dovresti smettere di trattare i dati su quella base.
• Email di marketing o newsletter. Iscrivere qualcuno a una mailing list va oltre ciò che ha chiesto. Questo è il caso classico per una casella di consenso separata e facoltativa. Anche l'email di marketing è regolata dalle norme nazionali di attuazione della direttiva ePrivacy, che nella maggior parte dei casi richiedono comunque il consenso preventivo.
• Conservare i dati per un uso futuro. Conservare il CV di un candidato per future posizioni aperte, o condividere i suoi dati con un partner per un uso proprio, sono finalità distinte. Ciascuna richiede una propria base giuridica, e spesso quella adatta è il consenso.
• Dati di categorie particolari. Le informazioni sulla salute e le altre categorie dell'articolo 9 richiedono, oltre a una base giuridica, una condizione dell'articolo 9(2); il consenso esplicito è una di queste.

L'articolo 4(11) definisce il consenso come libero, specifico, informato e inequivocabile. L'articolo 7 ne aggiunge le condizioni. In termini di moduli:

• La casella parte non spuntata. Il silenzio, le caselle preselezionate e l'inattività non sono consenso (considerando 32).
• Una casella per ogni finalità, separata dall'accettazione dei tuoi termini (articolo 7(2)).
• Il servizio non dipende dalla spunta della casella quando i dati non sono necessari per il servizio (articolo 7(4)).
• La persona può revocare il consenso con la stessa facilità con cui lo ha dato, e viene informata di questa possibilità prima di acconsentire (articolo 7(3)).
• Puoi dimostrare che la persona ha dato il consenso e a quale formulazione (articolo 7(1)).

Il Comitato europeo per la protezione dei dati illustra in dettaglio ogni condizione, con esempi, nelle sue Linee guida 05/2020 sul consenso.

Un buon testo di consenso indica chi sei, lo scopo specifico e come revocarlo. Suona come una frase che una persona accetterebbe, non come una clausola legale. Per esempio:

Inviami via email la newsletter mensile di Acme Studio sui nuovi corsi. Posso annullare l'iscrizione in qualsiasi momento con il link presente in ogni email. Leggi la informativa sulla privacy.

Formulazioni da evitare: “Accetto i termini e l'informativa sulla privacy” (raggruppate e senza uno scopo specifico), “Acconsento al trattamento dei miei dati” (quale trattamento, per quale scopo?), o qualsiasi formulazione che renda l'invio della richiesta subordinato all'iscrizione a una mailing list.

Ogni modulo ha un'impostazione del consenso GDPR nelle sue impostazioni di privacy, disponibile in tutti i piani, incluso Free. Attivi la raccolta del consenso, scrivi il testo del consenso (fino a 2.000 caratteri) e scegli se il consenso è obbligatorio.

• Moduli ospitati mostrano automaticamente la casella, non spuntata, con il tuo testo accanto.
• Consenso obbligatorio. Quando è obbligatorio, un invio senza la casella spuntata viene rifiutato con 422 consent_required prima di essere salvato o conteggiato nella tua quota.
• Prova. Quando la persona spunta la casella, Formward salva insieme a questa spunta il testo del consenso configurato sul modulo e l'orario dell'invio. Entrambi sono visibili nella vista dell'invio. Il testo è uno snapshot: se in seguito cambi la formulazione, gli invii precedenti mantengono quella che i mittenti hanno visto.
• Consenso facoltativo. Se il consenso non è obbligatorio e la casella resta non spuntata, l'invio viene accettato e per esso non viene registrato alcun consenso.

Formward registra il consenso, ma non gestisce la revoca al posto tuo. Se una persona revoca il consenso, interrompi il trattamento che si basava su di esso (per una newsletter, annulla la sua iscrizione nello strumento di mailing) e, se lo chiede, cancella i suoi invii.

In un modulo che ospiti da te, aggiungi una casella di controllo chiamata _consent. Formward considera on, true, 1 e yes come consenso dato; un browser invia on per una casella spuntata e nulla per una non spuntata.

Copy<form action="https://forms.formward.eu/f/<FORM_ID>" method="POST">
  <label>Email <input type="email" name="email" required /></label>
  <label>Message <textarea name="message" required></textarea></label>

  <!-- Optional and unticked. Same wording as the form's consent text. -->
  <label>
    <input type="checkbox" name="_consent" />
    Email me Acme Studio's monthly newsletter about new courses.
    I can unsubscribe at any time with the link in every email.
  </label>

  <input type="text" name="_gotcha" style="display:none" tabindex="-1" autocomplete="off" />
  <button type="submit">Send</button>
</form>

Mantieni l'etichetta identica al testo del consenso nelle impostazioni del modulo. Formward salva il testo configurato, mai il testo inviato dal browser, quindi i due devono coincidere affinché la registrazione descriva ciò che la persona ha effettivamente visto. Il valore _consent in sé non viene salvato con le risposte.