Auskunfts- und Löschanfragen über alle Ihre Formulare hinweg beantworten

Kapitel III der DSGVO gibt den Personen, die Ihre Formulare ausfüllen, eine Reihe von Rechten. Die beiden, denen Sie am häufigsten begegnen:

• Auskunft (Artikel 15). Bestätigung, ob Sie deren Daten speichern, eine Kopie davon sowie Angaben wie die Zwecke, die Empfänger und die Dauer der Aufbewahrung.
• Löschung (Artikel 17). Löschung unter anderem dann, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden, die Einwilligung widerrufen wird oder die Person Widerspruch einlegt und kein überwiegender Grund für die Speicherung besteht. Artikel 17 Absatz 3 nennt Ausnahmen, etwa Daten, die Sie aufgrund einer gesetzlichen Pflicht aufbewahren müssen.

Personen können außerdem die Berichtigung (Artikel 16) oder Einschränkung (Artikel 18) verlangen, eine übertragbare Kopie der von ihnen bereitgestellten Daten erhalten, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht (Artikel 20), und einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen (Artikel 21), die Sie dann nur aus zwingenden schutzwürdigen Gründen fortsetzen dürfen.

Artikel 12 Absatz 3 legt die Frist fest: Sie antworten unverzüglich und spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage. Bei komplexen oder zahlreichen Anfragen verlängert sich die Frist um zwei weitere Monate, wenn Sie die Person innerhalb des ersten Monats darüber informieren. Die Auskunft ist in der Regel kostenlos (Artikel 12 Absatz 5).

Haben Sie begründete Zweifel an der Identität der anfragenden Person, dürfen Sie zusätzliche Informationen zur Bestätigung verlangen (Artikel 12 Absatz 6). Bei Formulardaten ist eine verhältnismäßige Prüfung oft eine Antwort von der E-Mail-Adresse, die in den Einsendungen steht. Fordern Sie nicht mehr Daten an, etwa einen Ausweisscan, als die Anfrage rechtfertigt. Die Leitlinien 01/2022 zum Auskunftsrecht des Europäischen Datenschutzausschusses beschreiben Identitätsprüfungen und den Umfang einer Kopie im Detail.

Sie sind der Verantwortliche, die Anfrage ist also von Ihnen zu beantworten. Formward ist Ihr Auftragsverarbeiter und unterstützt Sie gemäß Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe e und Abschnitt 8 des AVV mit Werkzeugen, anstatt in Ihrem Namen zu antworten. Eine Anfrage, die direkt bei Formward eingeht, wird an Sie weitergeleitet.

Die DSAR-Konsole finden Sie im Dashboard unter Betroffenenanfragen, verfügbar ab dem Tarif Personal. Sie arbeitet mit E-Mail-Adressen.

1. Suche. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein. Die Konsole durchsucht alle Formulare in den Workspaces, denen Sie angehören, und findet Einsendungen, in denen die Adresse an beliebiger Stelle im Inhalt vorkommt, auch in Freitextfeldern und früheren Fassungen bearbeiteter Antworten. Die Ergebnisse werden je Formular gruppiert und zeigen das Datum, eine Vorschau und die Namen angehängter Dateien. Auch Bestätigungen von Benachrichtigungsempfängern und Zustimmungen zum AVV, die mit dieser Adresse verknüpft sind, werden aufgelistet.
2. Export. Laden Sie das Ergebnis als JSON herunter. Es listet jede passende Einsendung mit Formular, Datum und einer Vorschau des Inhalts auf. Bei langen Einsendungen oder angehängten Dateien öffnen Sie die Einsendung im Dashboard, um der Person eine vollständige Kopie zu geben.
3. Löschen. Nach einer Bestätigung löscht Formward jede passende Einsendung über alle Ihre Formulare hinweg, samt angehängter Dateien, Antwortverlauf und Webhook-Zustellprotokollen, dazu passende Empfänger-Verifizierungen. Sie erhalten einen Löschnachweis als JSON-Datei mit einem Hash der E-Mail-Adresse, der Anzahl der gelöschten Datensätze, den betroffenen Formularen und dem Zeitpunkt.
4. Verlauf. Jede Suche und Löschung wird im Anfrageverlauf protokolliert, Löschungen zusätzlich im Audit-Log des Workspaces. Die Person wird dort über einen Einweg-Hash identifiziert, niemals über ihre E-Mail-Adresse.

Prüfen Sie vor dem Löschen Folgendes: Die Suche gleicht die Adresse als Text ab, daher trifft anna@example.com auch joanna@example.com. Sehen Sie sich deshalb zuerst die Ergebnisse je Formular an. Und falls ein Formular nie nach einer E-Mail-Adresse gefragt hat, durchsuchen Sie die Einsendungen stattdessen nach Name oder Telefonnummer.

1. Notieren Sie das Datum, an dem die Anfrage eingegangen ist, denn die Monatsfrist beginnt damit.
2. Prüfen Sie die Identität verhältnismäßig, in der Regel durch eine Antwort an die hinterlegte Adresse.
3. Durchsuchen Sie die DSAR-Konsole und danach die Orte, die sie nicht erfassen kann: Benachrichtigungspostfächer, Tabellen, CRM-Systeme, die über Webhooks gespeist werden, und exportierte Dateien.
4. Bei einer Auskunft senden Sie die Kopie zusammen mit den Angaben nach Artikel 15: Zwecke, Empfänger, Aufbewahrungsdauer und die übrigen Rechte der Person.
5. Bei einer Löschung prüfen Sie, ob eine Ausnahme nach Artikel 17 Absatz 3 greift, löschen und bewahren den Löschnachweis auf.
6. Antworten Sie innerhalb des Monats oder begründen Sie innerhalb dieses Monats die Verlängerung.

Eine kurze Aufbewahrungsdauer macht jeden dieser Schritte kleiner. Die Kontaktformular-Vorlage und der Leitfaden zum Kontaktformular erheben beide eine E-Mail-Adresse, nach der die Konsole sucht.