Durées de conservation des soumissions de formulaire
Le RGPD ne fixe aucune durée de conservation pour les soumissions de formulaires : l'article 5, paragraphe 1, point e, impose de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire. La durée vous revient donc, et il vous appartient de la justifier. Formward supprime automatiquement les soumissions et leurs fichiers à l'issue de la durée que vous définissez pour chaque formulaire, et les formulaires de l'offre Free sont toujours supprimés au bout de 30 jours.
Guide pratique, et non un avis juridique. Pour toute décision concernant vos propres traitements, consultez votre délégué à la protection des données ou un avocat.
Le principe de limitation de la conservation
L'article 5, paragraphe 1, point e, du RGPD exige que les données personnelles soient conservées sous une forme permettant d'identifier les personnes pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la finalité. L'article 13, paragraphe 2, point a, vous demande d'indiquer aux personnes, au moment de la collecte, combien de temps vous conserverez leurs données ou selon quels critères cette durée est déterminée. L'article 17, paragraphe 1, point a, ajoute qu'une personne peut demander l'effacement lorsque les données ne sont plus nécessaires.
En pratique, cela signifie trois choses pour chaque formulaire : une durée que vous savez justifier, une politique de confidentialité qui l'indique, et un mécanisme qui supprime réellement les données à l'échéance.
Comment choisir une durée
Partez de la finalité du formulaire et demandez-vous combien de temps après la dernière action utile vous pourriez encore avoir besoin de la soumission. Voici quelques points de départ à adapter à votre situation :
| Formulaire | Questions à se poser |
|---|---|
| Demande de contact ou de support | Combien de temps après une réponse des questions de suivi arrivent-elles encore ? Quelques mois suffisent souvent ; si la demande débouche sur une relation client, les données passent dans votre CRM ou votre comptabilité, et leurs durées s'y appliquent. |
| Candidature | Combien de temps après la décision un candidat pourrait-il la contester au titre du droit du travail de votre pays ? Conserver les CV pour de futurs postes constitue une finalité distincte, qui nécessite généralement un consentement. |
| Inscription à un événement | Avez-vous besoin de la liste après l'événement, par exemple pour un suivi ou une attestation ? Les informations sur le régime alimentaire et l'accessibilité ont rarement besoin d'être conservées au-delà de l'événement. |
| Demande de devis ou de commande | Si elle débouche sur une vente, les obligations comptables peuvent imposer de conserver les pièces correspondantes pendant plusieurs années, mais dans votre système de comptabilité et non dans la boîte de réception du formulaire. |
| Avis ou enquête | Avez-vous besoin de savoir qui a répondu, ou seulement quelles réponses ont été données ? Si seules les réponses vous intéressent, exportez les résultats et supprimez les soumissions. |
Quel que soit votre choix, consignez-le dans votre registre des traitements et dans votre politique de confidentialité, et retenez la durée la plus courte que vous puissiez justifier.
Ce que fait Formward
- Conservation par formulaire. Chaque formulaire dispose d'un paramètre de conservation des données dans ses réglages de confidentialité. Sur les offres payantes, vous choisissez 7, 30, 90, 180 ou 365 jours, ou conservez les soumissions jusqu'à ce que vous les supprimiez, et le tableau de bord signale les formulaires sans limite.
- Offre Free : 30 jours, fixe. Les formulaires de l'offre Free suppriment les soumissions au bout de 30 jours. Ce paramètre ne peut pas être désactivé, et un compte payant qui repasse à l'offre Free voit ses durées supérieures ramenées à 30 jours.
- Suppression automatique et définitive. Une tâche quotidienne supprime chaque soumission plus ancienne que la durée de son formulaire, ainsi que ses fichiers joints et les journaux d'envoi des webhooks. La suppression est irréversible.
- S'applique aux données déjà stockées. Raccourcir la durée s'applique aussi aux soumissions déjà stockées : à la prochaine exécution, tout ce qui dépasse la nouvelle limite est supprimé.
- Sauvegardes. Les sauvegardes chiffrées tournent sur un cycle de 14 jours sur le serveur, et la copie conservée sur un second serveur en Suède est gardée 30 jours, comme décrit sur la page sécurité.
Hachages IP
Formward n'écrit jamais l'adresse IP brute de l'expéditeur sur disque. Il en stocke un condensé à clé (HMAC-SHA-256 avec un sel secret côté serveur), utilisé pour la limitation de débit et la détection des abus. Par défaut, ce condensé est conservé aussi longtemps que la soumission. Dans le centre de confidentialité du tableau de bord, vous pouvez à la place le supprimer une fois la soumission âgée de 24 heures, ce qui coupe ensuite le lien entre les soumissions provenant d'une même connexion. Les formulaires anonymes hébergés ne conservent pas du tout ce lien.
Copies en dehors de Formward
Un paramètre de conservation ne s'applique qu'aux données que Formward détient. Vérifiez les autres endroits où atterrit une soumission : la boîte de réception des notifications, une synchronisation avec un tableur, les destinations des webhooks, les fichiers CSV exportés sur un ordinateur portable. Si la boîte de réception des notifications pose problème, le mode « lien seul » de Formward envoie des notifications sans aucun contenu de soumission, si bien que la boîte de réception ne contient rien à supprimer. Pour les données d'une seule personne, la console DSAR les efface avant l'échéance. Le modèle de contact limite la liste des champs, ce qui réduit d'emblée ce qu'il faut conserver.
Questions
- Le RGPD précise-t-il combien de temps je peux conserver les soumissions de formulaire ?
- Non. L'article 5, paragraphe 1, point e), indique que les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité, et l'article 13 vous demande d'indiquer la durée ou les critères pour la déterminer. Le chiffre lui-même vous revient de fixer et de justifier. D'autres textes, comme les règles comptables ou sociales de votre pays, peuvent imposer une durée minimale pour certains registres.
- Que se passe-t-il sur l'offre Free de Formward ?
- Sur les formulaires Free, les soumissions sont supprimées après 30 jours, et ce paramètre ne peut ni être modifié ni désactivé. Si un compte payant repasse sur Free, les durées plus longues sont ramenées à 30 jours lors du prochain passage nocturne.
- Les soumissions supprimées disparaissent-elles aussi des sauvegardes ?
- Pas immédiatement. Les sauvegardes chiffrées de Formward tournent sur un cycle de 14 jours sur le serveur, et la copie chiffrée nocturne, conservée sur un second serveur en Suède, est gardée pendant 30 jours. Une soumission supprimée peut donc rester dans une sauvegarde pendant 30 jours au maximum, jusqu'au remplacement de cette sauvegarde.
- Le paramètre de conservation supprime-t-il mes e-mails de notification ?
- Non. La conservation s'applique à ce que Formward stocke. Les copies déjà sorties, comme les e-mails de notification dans votre boîte de réception, les lignes synchronisées vers un tableur ou les enregistrements envoyés à un CRM par webhook, suivent la conservation de ces outils.
Définissez une durée de conservation une fois, par formulaire
Sur les formulaires Free, les soumissions sont supprimées après 30 jours. Les offres payantes permettent de choisir une durée par formulaire ou de conserver les soumissions jusqu'à ce que vous les supprimiez.