Bewaartermijnen voor formulierinzendingen
De AVG schrijft geen vaste bewaartermijn voor formulierinzendingen voor. Artikel 5(1)(e) vereist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is, dus de termijn kies je zelf en moet je die kunnen onderbouwen. Formward verwijdert inzendingen en hun bestanden automatisch na de termijn die je per formulier instelt, en formulieren op het Free-abonnement worden altijd na 30 dagen verwijderd.
Een praktische gids, geen juridisch advies. Voor een beslissing over je eigen verwerking van persoonsgegevens: overleg met je functionaris voor gegevensbescherming of een jurist.
Het beginsel van opslagbeperking
Artikel 5(1)(e) van de AVG vereist dat persoonsgegevens, in een vorm waarmee mensen te identificeren zijn, niet langer worden bewaard dan het doel nodig heeft. Artikel 13(2)(a) vraagt je om mensen bij het verzamelen van hun gegevens te vertellen hoe lang je die bewaart, of hoe je dat bepaalt. Artikel 17(1)(a) voegt daaraan toe dat iemand om wissing kan vragen zodra de gegevens niet meer nodig zijn.
In de praktijk betekent dat drie dingen per formulier: een termijn die je kunt uitleggen, een privacyverklaring waarin die termijn staat, en een mechanisme dat de gegevens daadwerkelijk verwijdert wanneer de termijn is verstreken.
Hoe kies je een termijn
Ga uit van het doel van het formulier en vraag je af hoelang na de laatste nuttige actie je de inzending nog nodig zou kunnen hebben. Enkele startpunten om aan te passen aan jouw situatie:
| Formulier | Vragen om jezelf te stellen |
|---|---|
| Contact- of supportvraag | Hoe lang na een antwoord komen er nog vervolgvragen binnen? Een paar maanden is vaak genoeg. Wordt de vraag een klantrelatie, dan gaan de gegevens naar je CRM of boekhouding en gelden daar hun eigen termijnen. |
| Sollicitatie | Hoe lang na de beslissing zou een kandidaat die volgens het nationale arbeidsrecht kunnen aanvechten? Cv's bewaren voor toekomstige vacatures is een apart doel en heeft meestal toestemming nodig. |
| Evenementinschrijving | Heb je de lijst na het evenement nodig, bijvoorbeeld voor een opvolgmail of een certificaat? Dieet- en toegankelijkheidsgegevens hoeven zelden langer te bestaan dan het evenement. |
| Offerte- of bestelaanvraag | Leidt het tot een verkoop, dan kan de boekhoudwetgeving vereisen dat de resulterende administratie jaren wordt bewaard, maar dan in je boekhoudsysteem en niet in de formulierinbox. |
| Feedback of enquête | Moet je weten wie antwoordde, of alleen wat er is geantwoord? Als alleen de antwoorden nodig zijn, exporteer je de cijfers en verwijder je de inzendingen. |
Wat je ook kiest, leg het vast in je verwerkingsregister en je privacyverklaring, en gebruik de kortst mogelijke termijn die je kunt verdedigen.
Wat Formward doet
- Bewaartermijn per formulier. Elk formulier heeft een instelling voor de bewaartermijn in de privacy-instellingen. Op betaalde abonnementen kies je 7, 30, 90, 180 of 365 dagen, of bewaar je inzendingen tot je ze zelf verwijdert. Het dashboard markeert formulieren zonder limiet.
- Free-abonnement: 30 dagen, vast. Formulieren op het Free-abonnement verwijderen inzendingen na 30 dagen. Deze instelling kan niet worden uitgeschakeld. Een betaald account dat teruggaat naar Free, krijgt langere instellingen teruggebracht naar 30 dagen.
- Automatisch, definitief verwijderen. Een nachtelijke taak verwijdert elke inzending die ouder is dan de termijn van het formulier, samen met de bijbehorende bestanden en webhookleveringen. Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Geldt voor opgeslagen gegevens. Een kortere termijn geldt ook voor inzendingen die al zijn opgeslagen, dus de volgende run verwijdert alles wat ouder is dan de nieuwe limiet.
- Back-ups. Versleutelde back-ups worden op de server volgens een cyclus van 14 dagen vervangen, en de kopie op een tweede server in Zweden wordt 30 dagen bewaard, zoals beschreven op de beveiligingspagina.
IP-hashes
Formward schrijft het ruwe IP-adres van een afzender nooit naar schijf. Het slaat een gesleutelde hash op (HMAC-SHA-256 met een geheim zout aan serverzijde), die wordt gebruikt voor rate limiting en het detecteren van misbruik. Standaard blijft de hash bewaard zolang de inzending bestaat. In het privacycentrum van het dashboard kun je de hash ook verwijderen zodra een inzending 24 uur oud is. Daarmee verdwijnt de koppeling tussen inzendingen vanaf dezelfde verbinding op dat moment. Anonieme gehoste formulieren bewaren deze koppeling helemaal niet.
Kopieën buiten Formward
Een bewaarinstelling bereikt alleen de gegevens die Formward bewaart. Controleer de andere plekken waar een inzending terechtkomt: de meldingenmail, een spreadsheetsynchronisatie, webhookdoelen en geëxporteerde CSV-bestanden op een laptop. Als de meldingenmail het probleem is, verstuurt de linkmodus van Formward meldingen zonder inhoud van de inzending, zodat de inbox niets bevat wat verwijderd moet worden. Voor de gegevens van één persoon wist de DSAR-console ze vóór de geplande datum. Het contactsjabloon houdt de veldenlijst kort, waardoor er minder te bewaren valt.
Vragen
- Schrijft de AVG voor hoe lang ik formulierinzendingen mag bewaren?
- Nee. Artikel 5, lid 1, onder e, bepaalt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het doel, en artikel 13 vraagt je om de periode of de criteria daarvoor mee te delen. Het getal zelf bepaal en onderbouw jij. Andere wetten, zoals boekhoud- of arbeidsregels in je land, kunnen voor sommige gegevens een minimumtermijn vereisen.
- Wat gebeurt er op het Free-abonnement van Formward?
- Inzendingen van gratis formulieren worden na 30 dagen verwijderd, en die instelling kan niet worden gewijzigd of uitgeschakeld. Als een betaald account terugkeert naar Free, worden langere instellingen bij de eerstvolgende nachtelijke run teruggebracht naar 30 dagen.
- Zijn verwijderde inzendingen ook uit back-ups verdwenen?
- Niet meteen. De versleutelde back-ups van Formward roteren op een cyclus van 14 dagen op de server, en de nachtelijke versleutelde kopie op een tweede server in Zweden wordt 30 dagen bewaard. Een verwijderde inzending kan dus tot 30 dagen in een back-up blijven staan, totdat die back-up is vervangen.
- Verwijdert de bewaarinstelling mijn notificatie-e-mails?
- Nee. De bewaartermijn geldt voor wat Formward opslaat. Kopieën die al zijn vertrokken, zoals notificatie-e-mails in je inbox, rijen die naar een spreadsheet zijn gesynchroniseerd of records die via webhook naar een CRM zijn gestuurd, volgen de bewaartermijn van die tools.
Stel één keer per formulier een bewaartermijn in
Gratis formulieren verwijderen na 30 dagen. Betaalde abonnementen kiezen per formulier een termijn of bewaren inzendingen tot je ze zelf verwijdert.