Gegevensopslag van formulier-backend in Europa

Waar je gegevens zich bevinden

Elke plek waar Formward gegevens bewaart of verstuurt, ook die buiten de EU:

De actuele, officiële lijst van verwerkers vind je in ons register van subverwerkers. Back-ups en encryptie worden beschreven op de beveiligingspagina, en de juridische details staan in het privacybeleid en de DPA.

Hoe één inzending verloopt

Een contactformulier op je site, van de verzendknop tot verwijdering:

1. De browser van de bezoeker stuurt het formulier naar forms.formward.eu, dat draait op onze server in Zweden. Het IP-adres wordt bij binnenkomst omgezet in een gesleutelde hash.
2. Als je Cloudflare Turnstile voor het formulier hebt ingeschakeld, neemt de widget in de browser van de bezoeker eerst contact op met Cloudflare, en stuurt onze server het token (niet het IP-adres) naar Cloudflare om het te controleren. Zonder Turnstile is Cloudflare niet betrokken.
3. De inzending wordt opgeslagen in de PostgreSQL-database in Zweden. Geüploade bestanden worden op dezelfde server opgeslagen.
4. Bij Professional en Business scoort en vat Mistral AI in Frankrijk de tekst samen, tenzij je AI voor het formulier hebt uitgeschakeld.
5. Mailjet verstuurt de meldingsmail vanuit het Europese datacenter naar het adres dat jij instelt. Waar die mailbox wordt gehost, bepaal jij.
6. Alles wat je koppelt, zoals een webhook, Slack, Google Sheets of Baserow, ontvangt een kopie op het adres dat je hebt ingesteld.
7. Bewaartermijn: de inzending en de bijbehorende bestanden worden verwijderd wanneer de termijn afloopt (vast op 30 dagen bij Free). Kopieën in versleutelde back-ups vervallen wanneer de back-ups worden overschreven, binnen 30 dagen.

De datastroomkaart van elk formulier in het dashboard toont de externe bestemmingen die dat formulier heeft ingeschakeld. Webhooks en bestandsuploads zijn functies van de abonnementen Professional en Business; zie abonnementen.

Waarom dataopslag in Europa belangrijk is

Formulierinzendingen bevatten meestal persoonsgegevens. Wanneer de formulierbackend een Amerikaanse dienst is die op Amerikaanse infrastructuur draait, worden die persoonsgegevens buiten de EU opgeslagen of verwerkt, en moet je een doorgifte van EU naar VS regelen onder hoofdstuk V van de AVG en rekening houden met Amerikaanse surveillancewetgeving (het vraagstuk in het hart van het Schrems II-arrest). Door de gegevens in de EU/EER te houden, vervalt die doorgiftekwestie voor de eigen verwerking van Formward. Elke bestemming die je buiten de EU toevoegt, blijft jouw verantwoordelijkheid om te beoordelen, en de rest van de AVG (grondslag, privacyverklaring, bewaartermijn) blijft van toepassing.

Gehost in Europa is niet hetzelfde als in Europees bezit

Kort antwoord: een in de VS gevestigd bedrijf kan onder de Amerikaanse CLOUD Act worden verplicht gegevens af te staan die het bewaart, waar ter wereld de servers ook staan. Dus “we hebben een EU-regio” bij een cloudaanbieder met een Amerikaans moederbedrijf beperkt de vraag, maar lost haar niet op. Het inzendingspad van Formward draait op Europese bedrijven en niet alleen op Europese servers: Hostup AB (Zweden) voor hosting en database, Mistral AI (Frankrijk) voor AI-verrijking, en Mailjet (Frankrijk, onderdeel van de Zweedse Sinch-groep) voor meldingsmail.

Dit gaat over wiens wet de gegevens bereikt, niet over een belofte van immuniteit voor rechtmatige verzoeken: een Zweedse aanbieder valt onder Zweedse en Europese rechters. Daarom documenteren we ook onze twee contactpunten in Amerikaans bezit, in plaats van ze te verbergen: Cloudflare Turnstile staat uit tenzij je het inschakelt en ontvangt alleen challengegegevens, en Stripe factureert betalende klanten via zijn Ierse entiteit maar ontvangt nooit de inhoud van inzendingen. Het volledige plaatje staat in het register van subverwerkers.

Europa versus door de VS gehoste formuliertools

Veelgestelde vragen

Waar slaat Formward gegevens van formulierinzendingen op?

Inzendingen, accountgegevens, bestandsbijlagen en back-ups worden opgeslagen in Zweden, op infrastructuur van Hostup AB. De applicatie en de PostgreSQL-database draaien op infrastructuur in de EU. Er is geen cloud in de VS of buiten de EU voor inzendingsgegevens.

Verlaten inzendingsgegevens de EU/EER?

Niet bij de eigen verwerking van Formward: wij slaan formulierinzendingen op en verwerken ze, en de persoonsgegevens van de mensen die je formulieren invullen, binnen de EU/EER. Ze verlaten de EU/EER wel waar jij ze naartoe stuurt: een meldings- of autoresponder-mailbox die buiten de EU wordt gehost, een synchronisatie met Google Sheets, of een webhook-URL die jij instelt. Elke subverwerker die inzendingsinhoud ontvangt, is in de EU gevestigd: hosting, meldingsmail en, indien ingeschakeld, AI-verrijking via Mistral AI (Frankrijk).

Worden back-ups ook in Europa bewaard?

Ja. We maken regelmatig versleutelde back-ups van de PostgreSQL-database en bewaren die binnen de EU (Zweden). Gegevens kunnen na verwijdering nog een beperkte tijd in versleutelde back-ups blijven staan, totdat ze bij de normale overschrijfcyclus worden vervangen.

Wat zijn die Amerikaanse aanknopingspunten waarover ik heb gehoord?

Er zijn er twee, en geen van beide ontvangt inzendingsinhoud. Cloudflare Turnstile is een optionele anti-botcontrole die uit staat tenzij je deze per formulier inschakelt; als die aan staat, ziet Cloudflare in de VS controlegegevens uit de browser van de bezoeker. Stripe Payments Europe, Limited (Ierland) factureert betalende klanten en kan een deel van de factuurgegevens doorgeven aan Stripe in de VS onder SCC's en het EU-VS Data Privacy Framework. Beide staan beschreven in ons transfer-impact statement op formward.eu/compliance/transfers.

Is een EU-regio bij AWS, Google Cloud of Azure hetzelfde als gegevensopslag in de EU?

Niet helemaal. Die aanbieders zijn in Amerikaans bezit, en onder de Amerikaanse CLOUD Act kan een bedrijf met een Amerikaans moederbedrijf worden verplicht gegevens te overleggen die het bewaart, ongeacht waar de servers staan. Een EU-regio beperkt de vraag, maar sluit haar niet uit. Het inzendingstraject van Formward draait op Europese aanbieders: Hostup AB (Zweden) en Mistral AI (Frankrijk) zijn Europese bedrijven, en Mailjet (Frankrijk) behoort tot de Zweedse Sinch-groep. Het gaat erom wiens wet de gegevens bereikt, niet om immuniteit voor wettelijke procedures: een Zweedse aanbieder valt onder Zweedse en EU-rechtbanken.

Kan ik alle inzendingsgegevens binnen de EU houden?

Ja. Laat Cloudflare Turnstile uit, stuur meldingen naar een mailbox die in de EU wordt gehost, en koppel alleen webhooks, spreadsheets of tools die in de EU draaien. De eigen opslag, e-maillevering en AI van Formward blijven dan in de EU. Betaling voor je eigen abonnement loopt nog steeds via Stripe, los van de inzendingsgegevens.

Moet ik iets instellen om EU-gegevensopslag te krijgen?

Nee. EU-gegevensopslag voor inzendingsgegevens is de standaard op elk formulier en elk abonnement, ook het gratis abonnement. Er is geen regio-instelling om te kiezen.