Residência de dados de backend de formulários na Europa

Onde estão os teus dados

Todos os locais onde o Formward guarda ou envia dados, incluindo os que não estão na UE:

A lista canónica e atualizada dos subcontratantes ulteriores está no nosso registo de subcontratantes ulteriores. As cópias de segurança e a encriptação estão descritas na página de segurança, e o detalhe jurídico está na política de privacidade e no DPA.

Como se move uma submissão

Um formulário de contacto no teu site, acompanhado desde o botão de envio até à eliminação:

1. O navegador do visitante envia o formulário para forms.formward.eu, que funciona no nosso servidor na Suécia. O endereço IP é transformado num hash com chave à chegada.
2. Se ativaste o Cloudflare Turnstile no formulário, o widget no navegador do visitante comunica primeiro com a Cloudflare, e o nosso servidor envia à Cloudflare o token (não o endereço IP) para o verificar. Sem o Turnstile, a Cloudflare não está envolvida.
3. A submissão é guardada na base de dados PostgreSQL na Suécia. Os ficheiros carregados são guardados no mesmo servidor.
4. No Professional e no Business, a Mistral AI em França pontua e resume o texto, a menos que tenhas desativado a IA no formulário.
5. A Mailjet envia o email de notificação a partir do seu centro de dados na UE para o endereço que definiste. O local onde essa caixa de correio está alojada depende de ti.
6. Tudo o que tenhas ligado, como um webhook, Slack, Google Sheets ou Baserow, recebe uma cópia no endereço que configuraste.
7. A retenção elimina a submissão e os seus ficheiros quando o período termina (fixado em 30 dias no plano Free). As cópias em cópias de segurança encriptadas expiram à medida que as cópias de segurança são substituídas, no prazo de 30 dias.

O mapa do fluxo de dados de cada formulário no painel lista os destinos externos que esse formulário ativou. Os webhooks e os carregamentos de ficheiros são funcionalidades dos planos Professional e Business; consulta os planos.

Porque é importante a residência na Europa

As submissões de formulários costumam conter dados pessoais. Quando o backend de formulários é um serviço norte-americano que funciona em infraestrutura dos EUA, esses dados pessoais são armazenados ou tratados fora da UE, e tens de regular uma transferência UE-EUA ao abrigo do Capítulo V do RGPD e ter em conta a legislação de vigilância dos EUA (o tema central do acórdão Schrems II). Manter os dados no EEE/UE elimina essa questão de transferência para o tratamento feito pelo próprio Formward. Qualquer destino que acrescentes fora da UE continua a ser da tua responsabilidade avaliar, e o restante RGPD (fundamento de licitude, aviso de privacidade, conservação) continua a aplicar-se.

Alojado na Europa não é o mesmo que ser detido na Europa

Resposta curta: uma empresa de capital norte-americano pode ser obrigada, ao abrigo do CLOUD Act dos EUA, a entregar os dados que detém, onde quer que os servidores estejam no mundo. Por isso, «temos uma região na UE» numa cloud com empresa-mãe nos EUA reduz a questão, mas não a resolve. O percurso das submissões do Formward assenta em empresas europeias e não apenas em servidores europeus: Hostup AB (Suécia) para alojamento e base de dados, Mistral AI (França) para o enriquecimento com IA, e Mailjet (França, parte do grupo sueco Sinch) para o email de notificação.

Trata-se de uma declaração sobre a lei que se aplica aos dados, e não de uma promessa de imunidade perante processos legais: um fornecedor sueco responde perante os tribunais suecos e da UE. É também por isso que os nossos dois pontos de contacto com empresas norte-americanas estão documentados e não escondidos: o Cloudflare Turnstile está desativado, a menos que o atives, e recebe apenas dados de desafio, e a Stripe fatura os clientes pagantes através da sua entidade irlandesa, mas nunca recebe o conteúdo das submissões. O panorama completo está no registo de subcontratantes ulteriores.

Europa versus ferramentas de formulários alojadas nos EUA

Perguntas frequentes

Onde é que a Formward guarda os dados das submissões dos formulários?

As submissões, os dados da conta, os anexos de ficheiros e as cópias de segurança são guardados na Suécia, em infraestrutura operada pela Hostup AB. A aplicação e a base de dados PostgreSQL funcionam em infraestrutura da UE. Não existe qualquer nuvem sediada nos EUA ou fora da UE para os dados das submissões.

Algum dado de submissão sai da UE/EEE?

No processamento próprio da Formward, não: guardamos e tratamos os dados das submissões e os dados pessoais de quem preenche os teus formulários dentro da UE/EEE. Os dados saem para onde os enviares: uma caixa de email de notificação ou de resposta automática alojada fora da UE, a sincronização com o Google Sheets, ou um URL de webhook que configures. Todos os subcontratantes que recebem conteúdo de submissões estão localizados na UE: alojamento, email de notificação e, quando ativado, o enriquecimento com IA através da Mistral AI (França).

As cópias de segurança também são mantidas na Europa?

Sim. Fazemos cópias de segurança regulares e encriptadas da base de dados PostgreSQL e mantemo-las na UE (Suécia). Os dados podem permanecer em cópias de segurança encriptadas durante um período limitado após a eliminação, até serem substituídos no ciclo normal de rotação.

E quanto aos pontos de contacto com os EUA de que ouvi falar?

São dois, e nenhum recebe conteúdo de submissões. O Cloudflare Turnstile é um desafio anti-bot opcional, desligado a menos que o atives por formulário; quando está ativo, a Cloudflare nos EUA vê dados do desafio do navegador do visitante. A Stripe Payments Europe, Limited (Irlanda) fatura os clientes pagantes e pode transferir alguns dados de faturação para a Stripe nos EUA ao abrigo das SCC e do Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA. Ambos estão documentados na nossa avaliação de impacto das transferências em formward.eu/compliance/transfers.

Uma região da UE na AWS, Google Cloud ou Azure equivale à residência de dados na UE?

Não exatamente. Esses fornecedores são detidos por capital norte-americano e, ao abrigo do US CLOUD Act, uma empresa com empresa-mãe nos EUA pode ser obrigada a fornecer os dados que detém, independentemente de onde estejam os servidores. Uma região da UE reduz a questão, mas não a resolve. O percurso das submissões da Formward funciona com fornecedores europeus: a Hostup AB (Suécia) e a Mistral AI (França) são empresas europeias, e a Mailjet (França) pertence ao grupo sueco Sinch. Trata-se de saber a que lei estão sujeitos os dados, e não de imunidade a processos legais: um fornecedor sueco responde perante os tribunais suecos e da UE.

Posso manter todos os dados das submissões dentro da UE?

Sim. Deixa o Cloudflare Turnstile desligado, envia as notificações para uma caixa de email alojada na UE e liga apenas webhooks, folhas de cálculo ou ferramentas que funcionem na UE. O armazenamento, a entrega de email e a IA da própria Formward ficam então na UE. A faturação da tua subscrição continua a passar pela Stripe, separada dos dados das submissões.

Tenho de configurar alguma coisa para obter a residência de dados na UE?

Não. A residência de dados na UE para os dados das submissões é o padrão em todos os formulários e em todos os planos, incluindo o plano Free. Não há nenhuma definição de região para escolher.