Períodos de retenção para submissões de formulários
O RGPD não define um prazo fixo de conservação para as submissões de formulários: o artigo 5.º, n.º 1, alínea e), exige que os dados pessoais sejam conservados apenas durante o tempo necessário, pelo que o prazo é uma escolha tua, que deves justificar. O Formward elimina automaticamente as submissões e os respetivos ficheiros após o prazo que definires para cada formulário, e os formulários do plano Free são sempre eliminados ao fim de 30 dias.
Um guia prático, não aconselhamento jurídico. Para uma decisão sobre o teu próprio tratamento de dados, fala com o teu encarregado de proteção de dados ou com um advogado.
O princípio da limitação da conservação
O artigo 5.º, n.º 1, alínea e), do RGPD exige que os dados pessoais sejam guardados de forma que permita identificar as pessoas apenas durante o tempo necessário para a finalidade. O artigo 13.º, n.º 2, alínea a), pede-te que informes as pessoas, no momento da recolha dos dados, durante quanto tempo os vais conservar ou como é definido esse prazo. O artigo 17.º, n.º 1, alínea a), acrescenta que a pessoa pode pedir o apagamento assim que os dados deixarem de ser necessários.
Na prática, isto significa três coisas para cada formulário: um prazo que consigas explicar, um aviso de privacidade que o indique e um mecanismo que apague efetivamente os dados quando o prazo terminar.
Como escolher um prazo
Parte da finalidade do formulário e pergunta durante quanto tempo, após a última ação útil, ainda poderás precisar da submissão. Alguns pontos de partida para adaptares à tua situação:
| Formulário | Perguntas a fazer |
|---|---|
| Pedido de contacto ou de apoio | Durante quanto tempo após uma resposta continuam a chegar perguntas de seguimento? Alguns meses costumam bastar; se o pedido se transformar numa relação de cliente, os dados passam para o teu CRM ou para a contabilidade, e aplicam-se lá os respetivos prazos. |
| Candidatura a emprego | Durante quanto tempo após a decisão é que um candidato a poderia contestar ao abrigo da legislação laboral nacional? Guardar currículos para futuras vagas é uma finalidade distinta e normalmente exige consentimento. |
| Inscrição em evento | Precisas da lista depois do evento, por exemplo para um seguimento ou um certificado? Os dados sobre alimentação e acessibilidade raramente precisam de ser guardados depois do evento. |
| Pedido de orçamento ou de encomenda | Se levar a uma venda, as regras de contabilidade podem exigir que os registos resultantes sejam guardados durante anos, mas no teu sistema de contabilidade e não na caixa de entrada do formulário. |
| Feedback ou inquérito | Precisas de saber quem respondeu ou apenas o que foi respondido? Se forem só as respostas, exporta os números e elimina as submissões. |
Seja qual for a tua escolha, regista-a no teu registo de atividades de tratamento e no aviso de privacidade, e usa o prazo mais curto que consigas justificar.
O que o Formward faz
- Conservação por formulário. Cada formulário tem uma definição de conservação de dados nas suas definições de privacidade. Nos planos pagos escolhes 7, 30, 90, 180 ou 365 dias, ou manténs as submissões até as eliminares, e o painel assinala os formulários sem limite.
- Plano Free: 30 dias, fixo. Os formulários do plano Free eliminam as submissões ao fim de 30 dias. Esta definição não pode ser desativada, e uma conta paga que passe para o plano Free tem as definições superiores reduzidas para 30 dias.
- Eliminação automática e permanente. Uma tarefa noturna elimina cada submissão mais antiga do que o prazo do respetivo formulário, juntamente com os ficheiros anexados e os registos de entrega de webhooks. A eliminação não pode ser revertida.
- Aplica-se aos dados armazenados. Encurtar o prazo aplica-se também às submissões já armazenadas, pelo que a próxima execução remove tudo o que for mais antigo do que o novo limite.
- Cópias de segurança. As cópias de segurança cifradas são substituídas num ciclo de 14 dias no servidor, e a cópia num segundo servidor na Suécia é mantida durante 30 dias, conforme descrito na página de segurança.
Hashes de IP
O Formward nunca grava em disco o endereço IP em bruto de quem submete. Guarda um hash com chave (HMAC-SHA-256 com um sal secreto do lado do servidor), usado para limitação de pedidos e deteção de abuso. Por predefinição, o hash existe enquanto existir a submissão. No centro de privacidade do painel podes, em alternativa, removê-lo quando a submissão tiver 24 horas, o que elimina, a partir desse momento, a ligação entre submissões provenientes da mesma ligação. Os formulários alojados anónimos não mantêm esta ligação de todo.
Cópias fora do Formward
Uma definição de conservação só abrange os dados que o Formward detém. Revê os outros locais onde uma submissão acaba: a caixa de entrada das notificações, uma sincronização com uma folha de cálculo, os destinos de webhooks e os ficheiros CSV exportados num portátil. Se a caixa de entrada das notificações for o problema, o modo apenas com ligação do Formward envia notificações sem qualquer conteúdo da submissão, pelo que a caixa de entrada não tem nada para eliminar. Para os dados de uma só pessoa, a consola DSAR apaga-os antes do previsto. O modelo de contacto mantém a lista de campos curta, o que deixa menos dados para conservar desde o início.
Perguntas
- O RGPD diz por quanto tempo posso guardar as submissões de formulários?
- Não. O artigo 5.º, n.º 1, alínea e), determina que os dados pessoais sejam conservados apenas durante o tempo necessário para a finalidade, e o artigo 13.º exige que informes as pessoas do prazo ou dos critérios para o definir. O número em si cabe-te a ti definir e justificar. Outras leis, como as regras de contabilidade ou de emprego do teu país, podem exigir um mínimo para alguns registos.
- O que acontece no plano Free da Formward?
- Os formulários no plano Free apagam as submissões ao fim de 30 dias, e esta definição não pode ser alterada nem desativada. Se uma conta paga passar para o plano Free, as definições mais longas são reduzidas para 30 dias na execução noturna seguinte.
- As submissões apagadas também desaparecem das cópias de segurança?
- Não de imediato. As cópias de segurança encriptadas da Formward rodam num ciclo de 14 dias no servidor, e a cópia noturna encriptada num segundo servidor na Suécia é mantida durante 30 dias; assim, uma submissão apagada pode permanecer numa cópia de segurança até 30 dias, até essa cópia ser substituída.
- A definição de retenção apaga os meus emails de notificação?
- Não. A retenção aplica-se ao que a Formward guarda. As cópias que já saíram, como os emails de notificação na tua caixa de entrada, as linhas sincronizadas com uma folha de cálculo ou os registos enviados para um CRM por webhook, seguem a retenção dessas ferramentas.
Define um período de retenção uma vez, por formulário
Os formulários Free apagam ao fim de 30 dias. Os planos pagos escolhem um período por formulário ou mantêm as submissões até as apagares.