Plazos de conservación de los envíos de formularios
El RGPD no fija un plazo de conservación para los envíos de formularios: el artículo 5, apartado 1, letra e), exige conservar los datos personales no más tiempo del necesario, así que el plazo lo eliges tú y debes justificarlo. Formward elimina automáticamente los envíos y sus archivos cuando se cumple el plazo que configures para cada formulario, y los formularios del plan Free se eliminan siempre a los 30 días.
Una guía práctica, no asesoramiento jurídico. Para decidir sobre tu propio tratamiento de datos, consulta con tu delegado de protección de datos o con un abogado.
El principio de limitación del plazo de conservación
El artículo 5, apartado 1, letra e), del RGPD exige que los datos personales se conserven en una forma que permita identificar a las personas durante no más tiempo del que necesite la finalidad. El artículo 13, apartado 2, letra a), te pide que informes a las personas, cuando recoges sus datos, de cuánto tiempo los conservarás o de cómo decides ese plazo. El artículo 17, apartado 1, letra a), añade que una persona puede pedir la supresión cuando los datos ya no sean necesarios.
En la práctica, eso significa tres cosas para cada formulario: un plazo que puedas explicar, un aviso de privacidad que lo indique y un mecanismo que borre realmente los datos cuando termine el plazo.
Cómo elegir un plazo
Parte de la finalidad del formulario y pregúntate cuánto tiempo después de la última acción útil podrías seguir necesitando el envío. Algunos puntos de partida que puedes adaptar a tu situación:
| Formulario | Preguntas que hacerte |
|---|---|
| Consulta de contacto o soporte | ¿Cuánto tiempo después de una respuesta siguen llegando preguntas de seguimiento? Unos pocos meses suelen bastar; si la consulta se convierte en una relación de cliente, los datos pasan a tu CRM o a tu contabilidad y se aplican allí sus propios plazos. |
| Solicitud de empleo | ¿Cuánto tiempo después de la decisión podría un candidato impugnarla según tu legislación laboral nacional? Conservar los CV para futuros puestos es una finalidad distinta y normalmente requiere consentimiento. |
| Inscripción en un evento | ¿Necesitas la lista después del evento, por ejemplo para un seguimiento o un certificado? Los datos sobre dieta y accesibilidad rara vez es necesario conservarlos después del evento. |
| Solicitud de presupuesto o pedido | Si da lugar a una venta, la normativa contable puede obligarte a conservar los registros resultantes durante años, pero en tu sistema de contabilidad y no en la bandeja de entrada del formulario. |
| Opinión o encuesta | ¿Necesitas saber quién respondió o solo qué se respondió? Si solo necesitas las respuestas, exporta las cifras y elimina los envíos. |
Elijas lo que elijas, documéntalo en tu registro de actividades de tratamiento y en tu aviso de privacidad, y usa el plazo más corto que puedas justificar.
Qué hace Formward
- Conservación por formulario. Cada formulario tiene un ajuste de conservación de datos en su configuración de privacidad. En los planes de pago puedes elegir 7, 30, 90, 180 o 365 días, o conservar los envíos hasta que los elimines, y el panel marca los formularios sin límite.
- Plan Free: 30 días, fijo. Los formularios del plan Free eliminan los envíos a los 30 días. Este ajuste no se puede desactivar, y si una cuenta de pago vuelve al plan Free, sus ajustes más largos se reducen a 30 días.
- Eliminación automática y permanente. Una tarea nocturna elimina todos los envíos más antiguos que el plazo de su formulario, junto con sus archivos adjuntos y los registros de entregas de webhooks. La eliminación no se puede deshacer.
- Se aplica a los datos almacenados. Acortar el plazo también afecta a los envíos ya almacenados, así que en la siguiente ejecución se eliminará todo lo que supere el nuevo límite.
- Copias de seguridad. Las copias cifradas rotan en un ciclo de 14 días en el servidor, y la copia de un segundo servidor en Suecia se conserva durante 30 días, tal como se describe en la página de seguridad.
Hashes de IP
Formward nunca escribe en disco la dirección IP en bruto de quien envía. Almacena un hash con clave (HMAC-SHA-256 con una sal secreta del lado del servidor), que se usa para la limitación de tasa y la detección de abuso. Por defecto, el hash se conserva mientras exista el envío. En el centro de privacidad del panel, en cambio, puedes eliminarlo cuando el envío tenga 24 horas, con lo que a partir de ese momento se pierde el vínculo entre envíos de la misma conexión. Los formularios alojados anónimos no conservan nunca este vínculo.
Copias fuera de Formward
Un ajuste de conservación solo afecta a los datos que Formward tiene. Revisa los otros lugares donde acaba un envío: la bandeja de notificaciones, una sincronización con una hoja de cálculo, los destinos de webhooks o los archivos CSV exportados en un portátil. Si la bandeja de notificaciones es el problema, el modo solo enlace de Formward envía notificaciones sin ningún contenido del envío, así que la bandeja no contiene nada que eliminar. Para los datos de una sola persona, la consola de DSAR los borra antes de lo previsto. La plantilla de contacto mantiene corta la lista de campos, lo que deja menos que conservar desde el principio.
Preguntas
- ¿El RGPD indica cuánto tiempo puedo conservar los envíos de formularios?
- No. El artículo 5, apartado 1, letra e), establece que los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario para la finalidad, y el artículo 13 te exige informar a las personas del plazo o de los criterios para determinarlo. La cifra en sí la decides y justificas tú. Otras leyes, como las normas de contabilidad o laborales de tu país, pueden exigir un mínimo para algunos registros.
- ¿Qué ocurre en el plan Free de Formward?
- En los formularios Free, los envíos se eliminan a los 30 días, y este ajuste no se puede cambiar ni desactivar. Si una cuenta de pago pasa al plan Free, los ajustes más largos se reducen a 30 días en la siguiente ejecución nocturna.
- ¿Los envíos eliminados también desaparecen de las copias de seguridad?
- No de inmediato. Las copias de seguridad cifradas de Formward rotan en un ciclo de 14 días en el servidor, y la copia cifrada nocturna en un segundo servidor en Suecia se conserva durante 30 días, así que un envío eliminado puede seguir en una copia de seguridad hasta 30 días, hasta que esa copia se sustituya.
- ¿El ajuste de conservación elimina mis correos de notificación?
- No. La conservación se aplica a lo que almacena Formward. Las copias que ya han salido, como los correos de notificación en tu bandeja de entrada, las filas sincronizadas con una hoja de cálculo o los registros enviados a un CRM mediante webhook, siguen la conservación de esas herramientas.
Define un plazo de conservación una vez, por formulario
Los formularios Free se eliminan a los 30 días. Los planes de pago permiten elegir un plazo por formulario o conservar los envíos hasta que los borres.