Carregamento de ficheiros em formulários e o RGPD

A minimização de dados (artigo 5.º, n.º 1, alínea c, do RGPD) aplica-se aos ficheiros tal como aos campos. Antes de adicionares um carregamento, verifica se o formulário precisa mesmo do ficheiro:

• Uma ligação resolve muitas vezes o problema. Os candidatos podem partilhar um endereço para o currículo ou portefólio, mantendo o ficheiro com eles.
• Limita os tipos com o atributo accept para que as pessoas não sejam tentadas a enviar uma fotografia de telemóvel de um documento quando um PDF bastaria.
• Indica para que serve o ficheiro e o que não deve incluir, por exemplo «não é necessária fotografia» junto a um carregamento de currículo.
• Lembra-te dos metadados. As fotografias podem conter dados de localização e os documentos podem conter nomes de autores. A remoção cabe ao remetente ou a ti, depois de descarregares o ficheiro.

Alguns ficheiros carregados enquadram-se nas categorias especiais do artigo 9.º do RGPD: um atestado médico num pedido de licença, um certificado médico para um clube desportivo, um documento que revela convicções religiosas ou filiação sindical. O tratamento desses dados exige uma condição do artigo 9.º, n.º 2, para além de um fundamento jurídico, como o consentimento explícito ou uma obrigação decorrente do direito do trabalho.

Uma fotografia de uma pessoa não é automaticamente um dado de categoria especial. O considerando 51 refere que as fotografias só contam como dados biométricos quando tratadas com meios técnicos específicos que permitam identificar alguém. Mesmo assim, uma fotografia é um dado pessoal, por isso pede uma apenas quando tiveres uma utilização para ela.

O princípio da limitação da conservação (artigo 5.º, n.º 1, alínea e)) aplica-se a cada cópia. Escolhe um prazo de conservação adequado à finalidade, como alguns meses depois de a vaga ser preenchida, no caso de candidaturas de emprego, e indica-o no formulário. Depois, garante que a eliminação acontece de facto: no backend do formulário, na caixa de correio que recebeu as notificações e em qualquer pasta onde alguém tenha guardado os ficheiros.

O artigo 32.º exige uma segurança adequada ao risco. Para os carregamentos, isso significa normalmente:

• Os ficheiros só são abertos por pessoas com sessão iniciada numa conta, e não através de ligações públicas.
• Os ficheiros não são anexados às mensagens de notificação, onde podem ser reencaminhados e arquivados.
• Só são aceites os tipos de ficheiro de que precisas, e os executáveis são recusados.
• O acesso fica limitado às pessoas que tratam o formulário, e não a toda a empresa.

• Planos. Os carregamentos começam no Professional, com até 5 ficheiros e 10 MB por ficheiro nesse plano. O Business permite mais.
• Localização. Os ficheiros são guardados com a submissão em servidores na Suécia, geridos pela Hostup AB.
• Acesso. Os membros do espaço de trabalho que é proprietário do formulário descarregam os ficheiros através de uma ligação ao painel com sessão iniciada. Os descarregamentos são sempre entregues como anexos, por isso um ficheiro HTML ou SVG carregado não pode ser executado como página.
• Notificações. O e-mail indica os nomes e tamanhos dos ficheiros com uma ligação, nunca os ficheiros. Com as notificações apenas com ligação ativadas, os nomes também são omitidos.
• Tipos. Só são aceites formatos comuns de imagem, documento, folha de cálculo e apresentação. Ficheiros comprimidos, scripts e executáveis são recusados.
• Eliminação. Os ficheiros são eliminados juntamente com a submissão, manualmente ou quando se atinge o prazo de conservação do formulário. A partir de Business, um campo de ficheiro pode também ser marcado como sensível, para que os respetivos ficheiros sejam removidos ao fim de 7, 30 ou 90 dias, enquanto o resto da submissão se mantém.