Bestanden uploaden in formulieren en de AVG
Een bestandsveld maakt van een kort formulier een documentopslag. Cv's bevatten werkervaring en woonadressen, foto's tonen gezichten, en gescande documenten bevatten nummers die je nooit in een tekstveld zou vragen. De AVG-regels zijn hetzelfde als voor elk ander veld, maar de risico's zijn hoger, dus elke keuze verdient een tweede blik.
Een praktische gids, geen juridisch advies. Voor een beslissing over je eigen verwerking van persoonsgegevens: overleg met je functionaris voor gegevensbescherming of een jurist.
Vraag minder
Dataminimalisatie (artikel 5(1)(c) van de AVG) geldt voor bestanden net zo goed als voor velden. Controleer voordat je een upload toevoegt of het formulier het bestand echt nodig heeft:
- Een link volstaat vaak. Kandidaten kunnen een cv- of portfoliolink delen, zodat het bestand bij hen blijft.
- Beperk de bestandstypen met het
accept-attribuut, zodat mensen niet de neiging krijgen om een telefoonfoto van een document te sturen als een pdf volstaat. - Vermeld waarvoor het bestand dient en wat je niet moet meesturen, bijvoorbeeld “geen foto nodig” naast een cv-upload.
- Denk aan de metadata. Foto's kunnen locatiegegevens bevatten en documenten de namen van auteurs. Het verwijderen daarvan is aan de afzender of aan jou na het downloaden.
Wanneer een bestand gevoelige gegevens bevat
Sommige uploads vallen onder de bijzondere categorieën van artikel 9: een doktersbriefje bij een verlofaanvraag, een medisch attest voor een sportvereniging, of een document dat religieuze overtuiging of lidmaatschap van een vakbond laat zien. Voor het verwerken daarvan is naast een rechtsgrond ook een voorwaarde uit artikel 9, lid 2 nodig, zoals uitdrukkelijke toestemming of een verplichting uit het arbeidsrecht.
Een foto van een persoon is niet automatisch een bijzondere categorie persoonsgegevens. Overweging 51 zegt dat foto's alleen als biometrische gegevens gelden wanneer ze met specifieke technische middelen worden verwerkt om iemand te identificeren. Toch is een foto een persoonsgegeven, dus vraag er alleen om als je er een doel voor hebt.
Hoe lang bestanden bewaard mogen blijven
Het beginsel van opslagbeperking (artikel 5, lid 1, onder e) geldt voor elke kopie. Kies een bewaartermijn die past bij het doel, bijvoorbeeld een paar maanden nadat een functie is ingevuld bij sollicitaties, en vermeld die op het formulier. Zorg vervolgens dat er ook daadwerkelijk wordt verwijderd: in de formulierbackend, in de mailbox die de notificaties ontvangt en in elke map waarin iemand de bestanden heeft opgeslagen.
Wie de bestanden kan openen
Artikel 32 vraagt om beveiliging die past bij het risico. Voor uploads betekent dat meestal:
- Bestanden worden alleen geopend door mensen die zijn ingelogd op een account, niet via openbare links.
- Bestanden worden niet als bijlage aan notificatiemails gehecht, want daar worden ze doorgestuurd en gearchiveerd.
- Alleen de bestandstypen die je nodig hebt worden geaccepteerd, en uitvoerbare bestanden worden geweigerd.
- Toegang is beperkt tot de mensen die het formulier beheren, niet het hele bedrijf.
Hoe uploads werken in Formward
- Abonnementen. Uploads zijn beschikbaar vanaf Professional, met maximaal 5 bestanden en 10 MB per bestand op dat abonnement. Business staat meer toe.
- Locatie. Bestanden worden samen met de inzending opgeslagen op servers in Zweden, beheerd door Hostup AB.
- Toegang. Leden van de werkruimte die het formulier beheert, downloaden bestanden via een link in het dashboard waarvoor ze zijn ingelogd. Downloads worden altijd als bijlage aangeboden, dus een geüpload HTML- of SVG-bestand kan niet als pagina worden uitgevoerd.
- Notificaties. De e-mail toont bestandsnamen en groottes met een link, nooit de bestanden zelf. Als notificaties met alleen een link zijn ingeschakeld, worden de namen ook weggelaten.
- Bestandstypen. Alleen veelgebruikte formaten voor afbeeldingen, documenten, spreadsheets en presentaties worden geaccepteerd. Archieven, scripts en uitvoerbare bestanden worden geweigerd.
- Verwijderen. Bestanden worden verwijderd samen met hun inzending, handmatig of na de bewaartermijn van het formulier. Vanaf Business kan een bestandsveld ook als gevoelig worden gemarkeerd, zodat de bestanden na 7, 30 of 90 dagen worden verwijderd terwijl de rest van de inzending blijft bestaan.
Vragen
- Zijn geüploade bestanden persoonsgegevens?
- Meestal wel. Een cv, een foto van een persoon of een gescande ID identificeert iemand direct, en zelfs een gewoon document kan een naam bevatten in de tekst of in de metadata. Behandel uploads met dezelfde zorg als de rest van de inzending, en vaak met meer.
- Moet ik kopieën van ID-documenten op een formulier accepteren?
- Alleen als je een duidelijke noodzaak hebt, zoals een wettelijke plicht om iemands identiteit te controleren. ID-scans zijn aantrekkelijk voor aanvallers, en in sommige landen gelden voor nationale identificatienummers extra regels onder artikel 87. Als je alleen wilt weten of iemand bestaat, vraag dan om iets minder gevoeligs.
- Volgen geüploade bestanden de bewaartermijn van het formulier?
- In Formward wel. Wanneer een inzending wordt verwijderd, door jou of door het bewaarschema, worden de bestanden mee verwijderd. Kopieën die je hebt gedownload of doorgestuurd, vallen buiten dat schema.
- Welke Formward-abonnementen ondersteunen uploads?
- Uploads zijn beschikbaar vanaf Professional. Een inzending met bestanden naar een formulier op een lager abonnement wordt geweigerd, en de rest van het formulier blijft werken.
Uploads opgeslagen in Zweden, verwijderd volgens schema
Uploads zijn beschikbaar vanaf Professional. Bestanden horen bij de inzending en verdwijnen wanneer die verdwijnt.