Caricamento file nei moduli e GDPR

La minimizzazione dei dati (articolo 5(1)(c) del GDPR) vale per i file tanto quanto per i campi. Prima di aggiungere un caricamento, verifica se il modulo ha davvero bisogno del file:

• Spesso basta un link. I candidati possono condividere un CV o un portfolio tramite link, e in questo modo il file resta con loro.
• Limita i tipi con l'attributo accept così le persone non sono tentate di inviare la foto di un documento scattata con il telefono quando basta un PDF.
• Spiega a cosa serve il file e cosa non includere, ad esempio “foto non necessaria” accanto a un caricamento del CV.
• Ricordati dei metadati. Le foto possono contenere dati di geolocalizzazione e i documenti possono riportare i nomi degli autori. Rimuoverli spetta al mittente oppure a te dopo il download.

Alcuni file rientrano nelle categorie particolari dell'articolo 9: un certificato del medico allegato a una richiesta di congedo, un certificato medico per una società sportiva, un documento che indica l'appartenenza religiosa o l'iscrizione a un sindacato. Trattarli richiede, oltre a una base giuridica, una condizione dell'articolo 9, paragrafo 2, come il consenso esplicito o un obbligo previsto dal diritto del lavoro.

Una foto di una persona non è automaticamente un dato particolare. Il considerando 51 stabilisce che le fotografie sono dati biometrici solo se trattate con mezzi tecnici specifici che consentono di identificare una persona. Resta comunque un dato personale, quindi chiedila solo quando ne hai un uso concreto.

Il principio di limitazione della conservazione (articolo 5, paragrafo 1, lettera e) vale per ogni copia. Scegli un periodo di conservazione coerente con la finalità, ad esempio qualche mese dopo la chiusura della selezione per le candidature di lavoro, e indicalo nel modulo. Poi assicurati che la cancellazione avvenga davvero: nel backend del modulo, nella casella di posta che ha ricevuto le notifiche e in ogni cartella in cui qualcuno ha salvato i file.

L'articolo 32 richiede una sicurezza adeguata al rischio. Per i caricamenti questo significa solitamente:

• I file sono aperti solo da persone autenticate con un account, non tramite link pubblici.
• I file non sono allegati alle email di notifica, che potrebbero essere inoltrate e archiviate.
• Sono accettati solo i tipi di file necessari e i file eseguibili vengono rifiutati.
• L'accesso è limitato alle persone che gestiscono il modulo, non all'intera azienda.

• Piani. I caricamenti partono da Professional, con un massimo di 5 file e 10 MB per file in quel piano. Business consente di più.
• Ubicazione. I file sono archiviati insieme all'invio, su server in Svezia gestiti da Hostup AB.
• Accesso. I membri dello spazio di lavoro proprietario del modulo scaricano i file tramite un link alla dashboard, accessibile solo dopo l'accesso. I download vengono sempre inviati come allegati, quindi un file HTML o SVG caricato non può essere eseguito come pagina.
• Notifiche. L'email elenca nomi e dimensioni dei file con un link, ma non i file stessi. Se sono attive le notifiche solo con link, vengono omessi anche i nomi.
• Tipi. Sono accettati solo formati comuni di immagini, documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Archivi, script ed eseguibili vengono rifiutati.
• Cancellazione. I file vengono cancellati insieme al loro invio, manualmente o alla scadenza del periodo di conservazione del modulo. Da Business un campo file può anche essere contrassegnato come sensibile, così i suoi file vengono rimossi dopo 7, 30 o 90 giorni mentre il resto dell'invio resta.