Téléversement de fichiers dans les formulaires et le RGPD

La minimisation des données (article 5, paragraphe 1, point c, du RGPD) s'applique aux fichiers autant qu'aux champs. Avant d'ajouter un téléversement, vérifiez si le formulaire a réellement besoin du fichier :

• Un lien suffit souvent. Les candidats peuvent partager un lien vers leur CV ou leur portfolio, ce qui leur laisse le fichier.
• Limitez les types avec l'attribut accept pour éviter que les personnes n'envoient une photo prise avec leur téléphone alors qu'un PDF suffit.
• Indiquez à quoi sert le fichier et ce qu'il ne faut pas inclure, par exemple « aucune photo requise » à côté d'un téléversement de CV.
• Pensez aux métadonnées. Les photos peuvent contenir des données de localisation et les documents peuvent contenir le nom de leur auteur. Les supprimer incombe à l'expéditeur ou à vous, après téléchargement.

Certains fichiers envoyés relèvent des catégories particulières de l'article 9 : un certificat médical joint à une demande de congé, un certificat médical pour un club sportif, un document révélant une appartenance religieuse ou syndicale. Leur traitement exige, en plus d'une base légale, une condition prévue à l'article 9, paragraphe 2, comme le consentement explicite ou une obligation relevant du droit du travail.

Une photo de personne n'est pas automatiquement une donnée de catégorie particulière. Le considérant 51 indique que les photographies ne sont considérées comme des données biométriques que lorsqu'elles sont traitées au moyen de techniques spécifiques permettant d'identifier une personne. Une photo reste néanmoins une donnée personnelle : n'en demandez une que si vous en avez réellement l'usage.

Le principe de limitation de la conservation (article 5, paragraphe 1, point e) s'applique à chaque copie. Choisissez une durée de conservation adaptée à la finalité, par exemple quelques mois après la fin du recrutement pour les candidatures, et indiquez-la dans le formulaire. Assurez-vous ensuite que la suppression a bien lieu : dans le backend de formulaires, dans la boîte mail qui reçoit les notifications, et dans tout dossier où quelqu'un a enregistré les fichiers.

L'article 32 exige une sécurité adaptée au risque. Pour les envois de fichiers, cela implique en général :

• Les fichiers ne sont ouverts que par les personnes connectées à un compte, et non via des liens publics.
• Les fichiers ne sont pas joints aux e-mails de notification, qui risquent d'être transférés et archivés.
• Seuls les types de fichiers dont vous avez besoin sont acceptés, et les exécutables sont refusés.
• L'accès est limité aux personnes qui gèrent le formulaire, et non à l'ensemble de l'entreprise.

• Offres. Les envois de fichiers sont disponibles à partir de l'offre Professional, avec jusqu'à 5 fichiers et 10 MB par fichier sur cette offre. L'offre Business en autorise davantage.
• Localisation. Les fichiers sont stockés avec la soumission, sur des serveurs situés en Suède et exploités par Hostup AB.
• Accès. Les membres de l'espace de travail propriétaire du formulaire téléchargent les fichiers via un lien dans le tableau de bord, accessible après connexion. Les téléchargements sont toujours servis en pièces jointes : un fichier HTML ou SVG envoyé ne peut donc pas s'exécuter comme une page.
• Notifications. L'e-mail indique le nom et la taille des fichiers, avec un lien, mais jamais les fichiers eux-mêmes. Lorsque les notifications par lien seul sont activées, les noms sont également omis.
• Types. Seuls les formats courants d'images, de documents, de tableurs et de présentations sont acceptés. Les archives, scripts et exécutables sont refusés.
• Suppression. Les fichiers sont supprimés avec leur soumission, manuellement ou à l'issue de la durée de conservation du formulaire. À partir de Business, un champ de fichier peut aussi être marqué comme sensible : ses fichiers sont alors supprimés après 7, 30 ou 90 jours, tandis que le reste de la soumission est conservé.