Filuppladdningar i formulär och GDPR

Dataminimering (artikel 5.1 c i GDPR) gäller filer lika mycket som fält. Innan du lägger till en uppladdning, kontrollera om formuläret över huvud taget behöver filen:

• En länk räcker ofta. Sökande kan dela en länk till sitt CV eller sin portfolio, vilket gör att filen stannar hos dem.
• Begränsa filtyperna med attributet accept så att folk inte frestas att skicka ett telefonfoto av ett dokument när en PDF räcker.
• Förklara vad filen är till för och vad som inte ska med, till exempel ”inget foto behövs” bredvid en CV-uppladdning.
• Tänk på metadatan. Foton kan innehålla platsdata och dokument kan innehålla författarnamn. Att ta bort den är upp till avsändaren eller dig efter nedladdning.

Vissa uppladdningar omfattas av de särskilda kategorierna i artikel 9: ett läkarintyg vid en ledighetsansökan, ett medicinskt intyg för en idrottsförening, ett dokument som visar religiös övertygelse eller fackligt medlemskap. Att behandla sådana uppgifter kräver ett villkor enligt artikel 9.2 utöver en rättslig grund, till exempel uttryckligt samtycke eller en skyldighet enligt arbetsrätten.

Ett foto av en person är inte automatiskt en särskild kategori av personuppgifter. Skäl 51 säger att fotografier räknas som biometriska uppgifter endast när de behandlas med särskilda tekniska metoder för att identifiera någon. Ett foto är ändå en personuppgift, så be om ett bara när du har ett användningsområde för det.

Principen om lagringsbegränsning (artikel 5.1 e) gäller varje kopia. Välj en lagringstid som passar syftet, till exempel några månader efter att en tjänst har tillsatts för jobbansökningar, och skriv den i formuläret. Se sedan till att raderingen faktiskt sker: i formulärbackenden, i inkorgen som tog emot aviseringarna och i alla mappar där någon sparat filerna.

Artikel 32 kräver säkerhet som passar risken. För uppladdningar innebär det oftast:

• Filer öppnas bara av personer som är inloggade på ett konto, inte via offentliga länkar.
• Filer bifogas inte i e-postaviseringar, där de kan vidarebefordras och arkiveras.
• Bara de filtyper du behöver godkänns, och körbara filer avvisas.
• Åtkomsten begränsas till de personer som hanterar formuläret, inte hela företaget.

• Paket. Uppladdningar finns från Professional, med upp till 5 filer och 10 MB per fil på det paketet. Business tillåter fler.
• Plats. Filer lagras tillsammans med inskicket på servrar i Sverige, drivna av Hostup AB.
• Åtkomst. Medlemmar i arbetsytan som äger formuläret laddar ner filer via en länk i den inloggade kontrollpanelen. Nedladdningar skickas alltid som bilagor, så en uppladdad HTML- eller SVG-fil kan inte köras som en sida.
• Aviseringar. E-postmeddelandet listar filnamn och storlekar med en länk, aldrig filerna. Med länkbaserade aviseringar påslagna utelämnas även namnen.
• Typer. Bara vanliga format för bilder, dokument, kalkylblad och presentationer godkänns. Arkiv, skript och körbara filer avvisas.
• Radering. Filer raderas tillsammans med sitt inskick, antingen manuellt eller enligt formulärets lagringstid. Från Business kan ett filfält också markeras som känsligt, så att dess filer tas bort efter 7, 30 eller 90 dagar medan resten av inskicket finns kvar.