Archivos adjuntos en formularios y RGPD

La minimización de datos (artículo 5, apartado 1, letra c, del RGPD) se aplica a los archivos igual que a los campos. Antes de añadir una subida, comprueba si el formulario necesita el archivo:

• Un enlace suele bastar. Los candidatos pueden compartir un enlace a su CV o a su portfolio, y así el archivo se queda con ellos.
• Limita los tipos con el atributo accept para que la gente no sienta la tentación de enviar una foto del móvil de un documento cuando basta con un PDF.
• Indica para qué sirve el archivo y qué no debe incluir, por ejemplo «no hace falta foto» junto a una subida de CV.
• Recuerda los metadatos. Las fotos pueden incluir datos de ubicación y los documentos pueden incluir nombres de autor. Eliminarlos corresponde al remitente o a ti después de la descarga.

Algunos archivos entran en las categorías especiales del artículo 9: un informe médico en una solicitud de baja, un certificado médico para un club deportivo, un documento que muestra creencias religiosas o afiliación sindical. Tratar esos datos requiere una condición del artículo 9(2), además de una base jurídica, como el consentimiento explícito o una obligación de la legislación laboral.

Una foto de una persona no es automáticamente un dato de categoría especial. El considerando 51 dice que las fotografías solo cuentan como datos biométricos cuando se tratan con medios técnicos específicos para identificar a alguien. Aun así, una foto es un dato personal, así que pídela solo cuando tengas un uso para ella.

El principio de limitación del plazo de conservación (artículo 5(1)(e)) se aplica a cada copia. Elige un periodo de conservación acorde con la finalidad, como unos meses después de cubrir un puesto en el caso de las candidaturas de empleo, e indícalo en el formulario. Después, asegúrate de que el borrado se produzca de verdad: en el backend del formulario, en el buzón que recibió las notificaciones y en cualquier carpeta donde alguien haya guardado los archivos.

El artículo 32 exige una seguridad adecuada al riesgo. En el caso de los archivos, eso suele significar:

• Los archivos solo los abren personas con sesión iniciada en una cuenta, no mediante enlaces públicos.
• Los archivos no se adjuntan a los correos de notificación, donde se reenvían y archivan.
• Solo se aceptan los tipos de archivo que necesitas, y se rechazan los ejecutables.
• El acceso se limita a las personas que gestionan el formulario, no a toda la empresa.

• Planes. Las subidas empiezan en el plan Professional, con hasta 5 archivos y 10 MB por archivo en ese plan. Business permite más.
• Ubicación. Los archivos se almacenan con el envío en servidores de Suecia, gestionados por Hostup AB.
• Acceso. Los miembros del espacio de trabajo que es propietario del formulario descargan los archivos a través de un enlace del panel con sesión iniciada. Las descargas siempre se sirven como adjuntos, así que un archivo HTML o SVG subido no puede ejecutarse como página.
• Notificaciones. El correo muestra los nombres y tamaños de los archivos con un enlace, nunca los archivos. Si activas las notificaciones solo con enlace, los nombres también se omiten.
• Tipos. Solo se aceptan formatos habituales de imagen, documento, hoja de cálculo y presentación. Se rechazan archivos comprimidos, scripts y ejecutables.
• Borrado. Los archivos se borran junto con su envío, manualmente o según el periodo de conservación del formulario. Desde Business, un campo de archivo también puede marcarse como sensible, de modo que sus archivos se eliminan a los 7, 30 o 90 días mientras el resto del envío se conserva.