Przesyłanie plików w formularzach a RODO

Minimalizacja danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) dotyczy plików tak samo jak pól. Zanim dodasz przesyłanie, sprawdź, czy formularz w ogóle potrzebuje pliku:

• Często wystarczy link. Kandydaci mogą udostępnić link do CV lub portfolio, a plik pozostaje u nich.
• Ogranicz typy za pomocą atrybutu accept, aby ludzie nie wysyłali zdjęcia dokumentu z telefonu, gdy wystarczy PDF.
• Napisz, do czego służy plik i czego nie dołączać, na przykład „zdjęcie nie jest potrzebne” obok pola z CV.
• Pamiętaj o metadanych. Zdjęcia mogą zawierać dane o lokalizacji, a dokumenty mogą zawierać nazwiska autorów. Usunięcie ich należy do nadawcy albo do Ciebie po pobraniu plików.

Niektóre przesyłane pliki należą do szczególnych kategorii z artykułu 9: zaświadczenie lekarskie dołączone do wniosku urlopowego, zaświadczenie lekarskie do klubu sportowego, dokument ujawniający wyznanie religijne lub członkostwo w związku zawodowym. Przetwarzanie takich danych wymaga, oprócz podstawy prawnej, jednej z przesłanek z artykułu 9 ust. 2, na przykład wyraźnej zgody lub obowiązku wynikającego z prawa pracy.

Zdjęcie osoby nie jest automatycznie szczególną kategorią danych. Motyw 51 mówi, że fotografie są danymi biometrycznymi tylko wtedy, gdy są przetwarzane specjalnymi środkami technicznymi pozwalającymi na identyfikację osoby. Mimo to zdjęcie jest danymi osobowymi, dlatego proś o nie tylko wtedy, gdy masz do niego konkretne zastosowanie.

Zasada ograniczenia przechowywania (artykuł 5 ust. 1 lit. e) dotyczy każdej kopii. Wybierz okres przechowywania odpowiadający celowi, na przykład kilka miesięcy po obsadzeniu stanowiska w przypadku rekrutacji, i zapisz go w formularzu. Następnie upewnij się, że usunięcie rzeczywiście następuje: w backendzie formularza, w skrzynce pocztowej, która odbiera powiadomienia, i w każdym folderze, w którym ktoś zapisał pliki.

Artykuł 32 wymaga zabezpieczeń adekwatnych do ryzyka. W przypadku przesyłania plików zwykle oznacza to:

• Pliki są otwierane wyłącznie przez osoby zalogowane do konta, a nie przez publiczne linki.
• Pliki nie są dołączane do wiadomości z powiadomieniami, gdzie są przekazywane dalej i archiwizowane.
• Akceptowane są tylko potrzebne typy plików, a pliki wykonywalne są odrzucane.
• Dostęp mają tylko osoby obsługujące formularz, a nie cała firma.

• Plany. Przesyłanie plików jest dostępne od planu Professional, z maksymalnie 5 plikami i 10 MB na plik w tym planie. Plan Business pozwala na więcej.
• Lokalizacja. Pliki są przechowywane wraz ze zgłoszeniem na serwerach w Szwecji, prowadzonych przez Hostup AB.
• Dostęp. Członkowie obszaru roboczego, do którego należy formularz, pobierają pliki przez link w panelu dostępnym po zalogowaniu. Pliki zawsze są pobierane jako załączniki, dzięki czemu przesłany plik HTML lub SVG nie może uruchomić się jako strona.
• Powiadomienia. E-mail zawiera nazwy i rozmiary plików oraz link, nigdy same pliki. Gdy włączone są powiadomienia tylko z linkiem, nazwy plików też są pomijane.
• Typy. Akceptowane są wyłącznie popularne formaty obrazów, dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Archiwa, skrypty i pliki wykonywalne są odrzucane.
• Usuwanie. Pliki są usuwane razem ze zgłoszeniem, ręcznie lub po okresie przechowywania ustawionym dla formularza. Od Business pole plikowe można również oznaczyć jako wrażliwe, dzięki czemu jego pliki są usuwane po 7, 30 lub 90 dniach, a reszta zgłoszenia pozostaje.