O que o teu aviso de privacidade deve dizer sobre um formulário de contacto

Nem todos os pontos se aplicam a todos os formulários, mas estes são os que normalmente se aplicam a um formulário de contacto:

Quem és

O teu nome ou o nome da empresa e os contactos, e o teu encarregado da proteção de dados, se tiveres um. Artigo 13.º, n.º 1, alíneas a) e b).

Porque o recolhes e com que fundamento

Para responder à mensagem, e o fundamento jurídico para isso. Normalmente interesses legítimos ou diligências pré-contratuais. Artigo 13.º, n.º 1, alínea c). Se te baseares em interesses legítimos, indica quais são, artigo 13.º, n.º 1, alínea d).

Quem o recebe

O teu serviço de formulários e fornecedor de e-mail, e quem quer que seja a quem encaminhes as submissões, como um CRM. Artigo 13.º, n.º 1, alínea e).

Transferências para fora da UE

Se algum destinatário estiver fora da UE e do EEE, e a garantia usada. Artigo 13.º, n.º 1, alínea f).

Durante quanto tempo o conservas

Um período, ou os critérios que o determinam. Artigo 13.º, n.º 2, alínea a).

Os direitos da pessoa

Acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e portabilidade, o direito de retirar o consentimento quando te baseies nele, e o direito de apresentar reclamação a uma autoridade de controlo. Artigo 13.º, n.º 2, alíneas b) a d).

Se são obrigados a fornecê-los

Quais os campos obrigatórios e o que acontece se forem deixados em branco. Artigo 13.º, n.º 2, alínea e).

Se o formulário alimentar decisões automatizadas com efeitos significativos, o artigo 13.º, n.º 2, alínea f), acrescenta o dever de as explicar. Um formulário de contacto simples raramente o faz.

Este exemplo destina-se a uma pequena empresa que usa o Formward. Substitui as partes entre parênteses retos, os prazos e o endereço de contacto pelos teus, e remove tudo o que não corresponda ao que fazes na prática.

Formulário de contacto. Quando nos envias uma mensagem através do formulário de contacto deste site, usamos o teu nome, endereço de email e mensagem para te responder. Se pedires um orçamento, também usamos os dados para o preparar. A nossa base jurídica é o interesse legítimo em responder a pedidos de informação (artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD), e, para pedidos de orçamento, as diligências pré-contratuais que nos pedes que realizemos (artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD).

O formulário é gerido em nosso nome pelo Formward (EGF Fastighetsservice AB, Suécia), que recebe e guarda as mensagens por nossa conta, como subcontratante, em servidores na Suécia. Recebemos cada mensagem por email na nossa caixa de correio alojada em [o teu fornecedor de email, localização]. Não usamos a tua mensagem para marketing.

Guardamos as mensagens durante 12 meses após a nossa última resposta e depois eliminamo-las, a não ser que a mensagem dê origem a um contrato, caso em que a guardamos com os registos do contrato. O nome, o email e a mensagem são obrigatórios, uma vez que não podemos responder sem eles.

Podes pedir-nos uma cópia da tua mensagem, pedir que a corrijamos ou apaguemos, ou opor-te à nossa utilização dela, escrevendo para privacy@example.com. Também podes apresentar reclamação à tua autoridade de proteção de dados; na Suécia, trata-se da Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Se adicionares uma caixa de seleção para a newsletter, descreve essa finalidade separadamente, com o consentimento como base e a forma de cancelar a subscrição. Se ativares o Cloudflare Turnstile, acrescenta uma frase a indicar que a Cloudflare, Inc. (Estados Unidos) executa a verificação de bots e recebe dados técnicos, como o endereço IP.

O serviço que recebe o teu formulário é o teu subcontratante nos termos do artigo 28.º, e precisas de um contrato com ele. No aviso de privacidade, é apresentado como destinatário. As orientações sobre transparência (WP260 rev.01) do Grupo de Trabalho do Artigo 29.º, aprovadas pelo CEPD, estabelecem que, por defeito, se devem indicar os destinatários pelo nome e que, se apenas indicares categorias, estas devem ser o mais específicas possível.

Mantém o aviso alinhado com a tua configuração. Se as submissões passarem para um CRM através de webhook, ou se a tua caixa de correio de notificações estiver alojada fora da UE, esses são destinatários e, possivelmente, também transferências, pelo que devem constar igualmente no aviso. O registo de subcontratantes e o DPA do Formward fornecem os detalhes que precisas de preencher.

Uma ligação para o aviso mesmo ao lado do botão de envio cumpre o requisito de informação «no momento da recolha» na maioria dos formulários. Basta uma linha, por exemplo: «Usamos os teus dados para te responder. Lê como tratamos os teus dados.» As orientações sobre transparência recomendam esta abordagem em camadas: os factos essenciais junto ao formulário, com o detalhe completo a um clique de distância.

Numa página alojada pelo Formward, coloca a mesma ligação na descrição do formulário, para que os visitantes a vejam antes de enviarem.