Co powinna zawierać klauzula informacyjna o formularzu kontaktowym

Nie każdy punkt dotyczy każdego formularza, ale oto te, których zwykle dotyczy formularz kontaktowy:

Kim jesteś

Twoje imię i nazwisko lub nazwa firmy oraz dane kontaktowe, a także inspektor ochrony danych, jeśli go masz. Art. 13 ust. 1 lit. a i b.

Po co zbierasz dane i na jakiej podstawie

Aby odpowiedzieć na wiadomość, a podstawą prawną jest zwykle prawnie uzasadniony interes lub działania podjęte przed zawarciem umowy. Art. 13 ust. 1 lit. c. Jeśli opierasz się na prawnie uzasadnionym interesie, określ go, art. 13 ust. 1 lit. d.

Kto je otrzymuje

Twój dostawca usługi formularzy i poczty e-mail oraz każdy, do kogo przekazujesz zgłoszenia, na przykład CRM. Art. 13 ust. 1 lit. e.

Transfery poza UE

Czy któryś z odbiorców znajduje się poza UE i EOG oraz jakie zabezpieczenie zastosowano. Art. 13 ust. 1 lit. f.

Jak długo je przechowujesz

Okres lub kryteria, które go wyznaczają. Art. 13 ust. 2 lit. a.

Prawa osoby

Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw i przenoszenie danych, prawo do cofnięcia zgody, jeśli na niej opierasz przetwarzanie, oraz prawo do skargi do organu nadzorczego. Art. 13 ust. 2 lit. b do d.

Czy osoba musi je podać

Które pola są wymagane i co się stanie, jeśli zostaną pominięte. Art. 13 ust. 2 lit. e.

Jeśli formularz zasila zautomatyzowane decyzje o istotnych skutkach, art. 13 ust. 2 lit. f nakłada obowiązek ich wyjaśnienia. Zwykły formularz kontaktowy rzadko to robi.

Ten przykład dotyczy małej firmy korzystającej z Formward. Zastąp elementy w nawiasach kwadratowych, okresy (np. przechowywania) oraz adres kontaktowy własnymi danymi i usuń wszystko, co nie odpowiada temu, co faktycznie robisz.

Formularz kontaktowy. Gdy wysyłasz nam wiadomość przez formularz kontaktowy na tej stronie, używamy Twojego imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz treści wiadomości, aby Ci odpowiedzieć. Jeśli prosisz o wycenę, wykorzystujemy te dane także do jej przygotowania. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku próśb o wycenę działania podjęte na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Formularz jest obsługiwany w naszym imieniu przez Formward (EGF Fastighetsservice AB, Szwecja), który odbiera i przechowuje wiadomości w naszym imieniu jako podmiot przetwarzający, na serwerach w Szwecji. Wiadomości otrzymujemy e-mailem w naszej skrzynce hostowanej przez [your email provider, location]. Nie wykorzystujemy Twojej wiadomości do celów marketingowych.

Wiadomości przechowujemy przez 12 miesięcy od naszej ostatniej odpowiedzi, a następnie usuwamy, chyba że wiadomość prowadzi do umowy; wtedy zachowujemy ją wraz z dokumentacją umowy. Imię i nazwisko, e-mail oraz treść są wymagane, ponieważ bez nich nie możemy odpowiedzieć.

Możesz zażądać kopii swojej wiadomości, poprosić o jej poprawienie lub usunięcie albo sprzeciwić się jej wykorzystaniu, pisząc na privacy@example.com. Możesz też złożyć skargę do organu ochrony danych; w Szwecji jest nim Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Jeśli dodasz pole zgody na newsletter, opisz ten cel osobno, z zgodą jako podstawą prawną i sposobem rezygnacji z subskrypcji. Jeśli włączysz Cloudflare Turnstile, dodaj zdanie, że Cloudflare, Inc. (Stany Zjednoczone) przeprowadza sprawdzenie, czy zgłoszenie nie pochodzi od bota, i otrzymuje dane techniczne, takie jak adres IP.

Usługa, która odbiera Twój formularz, jest Twoim podmiotem przetwarzającym na podstawie art. 28 i potrzebujesz z nią umowy. W informacji o prywatności jest ona odbiorcą danych. Wytyczne dotyczące przejrzystości (WP260 rev.01) Grupy Roboczej art. 29, zatwierdzone przez EROD, mówią, że domyślnie należy wymieniać odbiorców z nazwy, a jeśli podajesz tylko kategorie, powinny być one jak najbardziej szczegółowe.

Dbaj o zgodność informacji z Twoją konfiguracją. Jeśli zgłoszenia trafiają do CRM przez webhook albo Twoja skrzynka do powiadomień jest hostowana poza UE, są to odbiorcy, a być może także transfery, i również powinny znaleźć się w informacji. Rejestr podprocesorów Formward i DPA podają szczegóły, które musisz uzupełnić.

Link do informacji tuż obok przycisku wysyłania spełnia wymóg „w chwili zbierania danych” w przypadku większości formularzy. Wystarczy jedno zdanie, na przykład: „Używamy Twoich danych, aby Ci odpowiedzieć. Przeczytaj, jak postępujemy z Twoimi danymi.” Wytyczne dotyczące przejrzystości zalecają takie podejście warstwowe: najważniejsze informacje przy formularzu, pełne szczegóły o jedno kliknięcie dalej.

Na hostowanej stronie Formward umieść ten sam link w opisie formularza, aby odwiedzający zobaczyli go przed wysłaniem.