Cosa dovrebbe dire la tua informativa sulla privacy riguardo a un modulo di contatto

Non tutti i punti valgono per ogni modulo, ma questi sono quelli che un modulo di contatto di solito tocca:

Chi sei

Il tuo nome o la tua azienda e i recapiti, e il tuo responsabile della protezione dei dati, se ne hai uno. Articolo 13, paragrafo 1, lettere a) e b).

Perché li raccogli e su quale base

Per rispondere al messaggio, e la relativa base giuridica. Di solito sono il legittimo interesse o misure precontrattuali. Articolo 13, paragrafo 1, lettera c). Se ti basi sul legittimo interesse, indica quale sia, articolo 13, paragrafo 1, lettera d).

Chi li riceve

Il tuo servizio di gestione dei moduli e il fornitore di posta elettronica, e chiunque a cui inoltri gli invii, come un CRM. Articolo 13, paragrafo 1, lettera e).

Trasferimenti al di fuori dell'UE

Se un destinatario si trova al di fuori dell'UE e dello SEE, e la garanzia utilizzata. Articolo 13, paragrafo 1, lettera f).

Per quanto tempo li conservi

Un periodo, oppure i criteri che lo determinano. Articolo 13, paragrafo 2, lettera a).

I diritti della persona

Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità, il diritto di revocare il consenso ove sia la base del trattamento, e il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo. Articolo 13, paragrafo 2, lettere da b) a d).

Se sono obbligati a fornirli

Quali campi sono obbligatori e cosa succede se vengono lasciati vuoti. Articolo 13, paragrafo 2, lettera e).

Se il modulo alimenta decisioni automatizzate con effetti significativi, l'articolo 13, paragrafo 2, lettera f) impone di spiegarle. Un semplice modulo di contatto raramente lo fa.

Questo esempio è pensato per una piccola attività che usa Formward. Sostituisci le parti tra parentesi quadre, i periodi di conservazione e l'indirizzo di contatto con i tuoi, e rimuovi tutto ciò che non corrisponde a quello che fai davvero.

Modulo di contatto. Quando ci invii un messaggio tramite il modulo di contatto di questo sito, usiamo il tuo nome, indirizzo email e messaggio per rispondere. Se richiedi un preventivo, usiamo anche questi dati per prepararlo. La nostra base giuridica è il nostro legittimo interesse a rispondere alle richieste (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR), e per le richieste di preventivo, le misure precontrattuali che ci chiedi di adottare (articolo 6, paragrafo 1, lettera b) GDPR).

Il modulo è gestito per nostro conto da Formward (EGF Fastighetsservice AB, Svezia), che riceve e conserva i messaggi per nostro conto in qualità di responsabile del trattamento, su server in Svezia. Riceviamo ogni messaggio via email nella nostra casella ospitata da [il tuo fornitore di posta elettronica, sede]. Non utilizziamo il tuo messaggio per scopi di marketing.

Conserviamo i messaggi per 12 mesi dalla nostra ultima risposta, poi li eliminiamo, a meno che il messaggio non porti a un contratto, nel qual caso lo conserviamo insieme ai documenti contrattuali. Nome, email e messaggio sono obbligatori, poiché non possiamo rispondere senza questi dati.

Puoi chiederci una copia del tuo messaggio, chiederci di correggerlo o cancellarlo, oppure opporti al nostro utilizzo, scrivendo a privacy@example.com. Puoi anche proporre reclamo al tuo garante per la protezione dei dati; in Svezia è l'Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Se aggiungi una casella per la newsletter, descrivi questa finalità separatamente, con il consenso come base giuridica e con le modalità per annullare l'iscrizione. Se attivi Cloudflare Turnstile, aggiungi una frase che indichi che Cloudflare, Inc. (Stati Uniti) gestisce il controllo anti-bot e riceve dati tecnici come l'indirizzo IP.

Il servizio che riceve il tuo modulo è il tuo responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28, e con lui devi avere un contratto. Nell'informativa figura come destinatario. Le linee guida sulla trasparenza (WP260 rev.01) del Gruppo di lavoro Articolo 29, approvate dall'EDPB, indicano che la prassi predefinita è citare i destinatari per nome e che, se si indicano solo le categorie, queste devono essere il più specifiche possibile.

Tieni l'informativa allineata alla tua configurazione. Se le richieste finiscono in un CRM tramite webhook, o se la casella di posta per le notifiche è ospitata al di fuori dell'UE, si tratta di destinatari e forse anche di trasferimenti, che vanno indicati anche nell'informativa. Il registro dei sub-responsabili di Formward e il DPA ti forniscono i dettagli da inserire.

Un link all'informativa accanto al pulsante di invio soddisfa il requisito del «momento della raccolta» per la maggior parte dei moduli. Basta una riga, per esempio: «Usiamo i tuoi dati per risponderti. Leggi come trattiamo i tuoi dati.» Le linee guida sulla trasparenza raccomandano questo approccio a più livelli: le informazioni essenziali già nel modulo, i dettagli completi a un clic di distanza.

Su una pagina Formward ospitata, inserisci lo stesso link nella descrizione del modulo, così i visitatori lo vedono prima di inviarlo.