Formularz kontaktowy zgodny z RODO, hostowany w Unii Europejskiej

Co sprawia, że formularz kontaktowy jest zgodny z RODO

• Hosting i baza danych w Szwecji. Aplikacja oraz PostgreSQL działają na infrastrukturze szwedzkiej firmy Hostup AB. Treść zgłoszeń nie jest przechowywana w amerykańskiej chmurze.
• Europejscy podwykonawcy dla danych z formularzy. Wiadomości transakcyjne są obsługiwane przez Mailjet (Sinch) z centrum danych we Francji, a opcjonalne wzbogacanie przez AI realizuje Mistral AI we Francji. Podmioty dotykające treści zgłoszeń znajdują się w UE lub EOG.
• Umowa powierzenia na podstawie art. 28 RODO. Formward działa jako podmiot przetwarzający, a klient pozostaje administratorem. Umowę powierzenia można uzyskać, pisząc na privacy@formward.eu.
• Adresy IP są pseudonimizowane. Adres IP nadawcy jest przy odbiorze przekształcany za pomocą HMAC-SHA-256 i tajnego klucza serwera. Surowe adresy IP nie są zapisywane.
• Obsługa praw osób w panelu. Dane formularzy można eksportować i usuwać w ustawieniach konta, co ułatwia terminową realizację wniosków o dostęp lub usunięcie danych.
• Jasno opisane granice transferu. Przechowywanie i przetwarzanie po stronie Formward odbywa się w UE lub EOG. Dane mogą trafić poza ten obszar tylko do miejsca, które wybierzesz jako administrator, na przykład skrzynki Gmail, Google Sheets albo własnego webhooka. Taki kierunek i jego podstawę prawną oceniasz samodzielnie.

Dlaczego amerykański backend formularzy zwiększa zakres obowiązków

Wiele popularnych usług formularzowych jest prowadzonych przez spółki amerykańskie i działa na infrastrukturze w USA. Dla polskiej organizacji oznacza to konieczność oceny transferu danych osobowych do państwa trzeciego zgodnie z rozdziałem V RODO. Trzeba wtedy przeanalizować podstawę transferu, środki uzupełniające i wpływ przepisów państwa odbiorcy, w tym wnioski wynikające z wyroku Schrems II. Gdy sam backend oraz podwykonawcy przetwarzający zgłoszenia działają w UE lub EOG, przepływ danych jest prostszy do opisania w rejestrze czynności i w informacji dla użytkownika. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) jest organem nadzorczym właściwym dla firm prywatnych w Polsce.

Najczęściej zadawane pytania

Co oznacza formularz kontaktowy zgodny z RODO?

Liczą się między innymi cel i zakres zbieranych danych, okres przechowywania, bezpieczeństwo, lokalizacja przetwarzania, lista podwykonawców oraz umowa z procesorem. Sam checkbox zgody nie rozwiązuje tych kwestii. Formward zapewnia europejski backend, pseudonimizację IP, przejrzystą listę podwykonawców i narzędzia do eksportu oraz usuwania danych.

Czy właściciel strony jest administratorem danych?

Zwykle tak. To właściciel strony określa cel formularza, wybiera pola i decyduje, co zrobić ze zgłoszeniem. Formward przetwarza dane w jego imieniu jako podmiot przetwarzający i nie wykorzystuje treści formularza do własnych celów.

Czy potrzebuję umowy powierzenia z Formward?

Jeśli przez formularz zbierasz dane osobowe i Formward przetwarza je w Twoim imieniu, umowa powierzenia zgodna z art. 28 RODO jest właściwym dokumentem. Jest dostępna na żądanie pod adresem privacy@formward.eu.

Czy dane nigdy nie opuszczają Unii Europejskiej?

Przechowywanie i przetwarzanie realizowane przez Formward pozostaje w UE lub EOG. Dane opuszczą ten obszar, jeżeli sam skierujesz je do zewnętrznej skrzynki, arkusza Google lub webhooka działającego poza EOG. Jako administrator wybierasz te integracje i oceniasz związany z nimi transfer.

Czy Formward ma certyfikat ISO 27001 lub SOC 2?

Obecnie nie. Nie deklarujemy certyfikatów, których jeszcze nie uzyskaliśmy. Stosowane środki techniczne i organizacyjne opisujemy publicznie, a audyt SOC 2 znajduje się na planie rozwoju.